Nociones básicas de oficina - el archivo

1- Concepto de archivar
La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador.

2-Importancia del archivo
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. Elprocedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia enla localización de los documentos.
3- Funciones del archivo
4- Conservar ordenadamente los documentos.
5- Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.
6- Proteger losdocumentos del deterioro y pérdida.
7- Servir de fuentes de información o elemto probatorio.

4- Diga y defina los equipos y materiales del archivo.
• Archivador vertical: Los documentos son almacenadosen carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificaciónde lo que allí se conserva.
• Archivador lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas ocajas que se colocan paralelamente.
• Bandejas de escritorio: es la caja para archivar los documentos y organizarlos.
• Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En lapestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto.• Guias: tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en...