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2.1 EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS


Concepto y función de archivo

a). DEFINICION, CLASES Y CARACTERISTICAS.

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios uorganismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde losdocumentos son conservados y servidos.
Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dichofondo.

Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica, 1989) se encuentra la siguiente:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de sugestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.


CLASES DE ARCHIVOS 

1) Por su organización. 

Generales o Centralizados: Archivo único, una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación que se conservan en elmismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

Descentralizado o parciales: Por dependencias o departamentos: es el que funciona repartido entre las diferentes dependencias de la entidad. 

Estos a su vez pueden ser: 

Departamentales o por secciones: En el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.


Personales: de cada puesto de trabajo para que puedaser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

2) Según el grado o frecuencia de utilización: 

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobreellos el trabajo concreto Representan el cambio de los documentos en intervalos determinados (uno o dos veces por año), para su conservación y consulta esporádica u ocasional. 

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
Las principales características de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede seraccedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidad de almacenamiento.

b). SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otrashan de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales.
La selección documental también se puede definir como un proceso técnico por el cual se determina el tiempo de conservación de los documentos de archivo, bien sea por necesidades de tipo administrativo, o porque se requieren en el futuro para la investigación retrospectiva de las actividades de las personas o...