Nomina

NOMINA

Son las actividades relacionadas con el cómputo del tiempo de trabajo realizado por un empleado, el sueldo mensual o diario, salario por día o por hora y cómputo de comisiones devengadas, cambios en sueldos y salarios, descuentos y la determinación del pago.

Por su naturaleza las nóminas de sueldos se originan de los servicios por un empleado contratado a tiempo indefinido por mes yplanillas cuando se trata de empleados permanentes o eventuales contratados por día o por hora.

El registro de las nóminas será en cuentas de gastos indirectos o gastos de administración y ventas. El registro de las planillas será en gastos directos, afectando los costos de producción.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL DE NOMINA.

1. Contratación del Personal y Autorización de sueldos ySalarios.

1. Las solicitudes de empleo sean originales por el jefe de departamento de personal o funcionarios responsables.

2. Un empleado responsable del departamento de personal que investigue los antecedentes de los candidatos, así como empleos anteriores, referencias personales, etc.

3. Un funcionario responsable que autorice sueldos iniciales, así como cualquiercambio en sueldos y puestos posteriores.

4. Que se mantengan expedientes personales que contengan información relacionado con:
← Datos personales del empleado.
← Solicitud manuscrita del empleado.
← Antecedentes penales y policíacos.
← Cartas de Recomendación.
← Cuestionario de evaluación.
← Contrato de trabajo debidamenteautorizado por el Gerente General, Jefe de personal y Jefe de Departamento que corresponda.
← Asignación de código de empleado.
← Constancia de goce de vacaciones.
← Declaración del ISR ante el Patrono.

5. En caso de cese de la relación laboral, que exista aviso por escrito, que se indiquen las causas y deberá estar autorizada por funcionario responsable.6. Que exista acceso restringido a los archivos de empleados de la entidad.

7. Que exista perfil de puesto.

2. Preparación de nóminas y planillas.

1. Que existan registros formales para el control de asistencia del personal de la entidad.

2. Que los registros de asistencia o cualquier cambio en ellos sea autorizado por funcionario responsable.

3. Quelas nóminas y planillas tengan evidencia del trabajo realizado, revisado y autorizado, ejerciendo dicha función personas independientes a las que preparan las nóminas y planillas.

3. Pago de Nóminas y Planillas.

1. Si los pagos a empleados se efectúan con cheque, deberán prepararse por empleado diferente del que lleva el control de asistencia del personal de la entidad.

2. Que loscheques sean firmados por empleados diferentes de los que preparan los cheques o manejan registros de pago.

3. Si los sueldos y salarios se cancelan en efectivo, los empleados que efectúan el pago no deben tener ninguna relación con los que preparan las nóminas y planillas.

4. Los cheques o sobres de pago deben distribuirse por empleados independientes a los que llevan el control del personal oquienes preparan las nóminas y planillas.

5. Mediante acreditamiento en cuenta, cuyo caso, dicha transacción deberá ser autorizada por funcionario responsable.

4. Las Nóminas y Planillas y los Sistemas de Procesamiento electrónico de Datos.

Para la realización del trabajo, se debe apoyar en los sistemas de procesamiento electrónico de datos a través de la utilización de programas(software) o el traslado de datos a hojas electrónicas en computadora diseñadas por el mismo.

Aspectos del funcionamiento de los sistemas del procesamiento electrónico de datos:

← El organigrama del departamento.
← Definición de puestos.
← Hardware o equipo utilizado.
← Lenguaje en el que se desarrollan los programas.
← Reportes que se producen.
← Flujogramas de los procesos.
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