Norma GTC 185
Páginas: 6 (1288 palabras)
Publicado: 8 de abril de 2013
NORMA GTC 185
ÁNGEL ORREGO ARENAS
LUZ LOZANO GÓMEZ
Administración
11.06
9 de abril de 2013
INSTITUCIÓN EDUCATIVA PEDRO LUIS ALVAREZ CORREA
CALDAS
2013
INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y elmanejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la diminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se presenta como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones,con el propósito de generar una muy buena y adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.Esta guía técnica colombiana está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ZONAS
Zona 1
Este espacio se usa para el membrete que incluye: razón social, sigla oacrónimo, logotipo y Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2
Este espacio se usa para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar lassiguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Zona 3
Es el espacio superior derecho el cual está destinado al registro y radicación del documento; es complementario a la zona 1.
MÁRGENES
Se recomiendan las siguientes márgenes:
Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derechoentre 2 cm y 3 cm.
Si el documento se va a imprimir con ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricas a 3 cm.
ESTILOS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semi-bloque.
FUENTE
Se recomienda que toda la comunicación se escriba en una fuenteclara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización, etc.
Los tamaños que se sugieren están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
Identificación de páginas subsiguientes.
Código.
Lugar de origen y fecha deelaboración.
Datos del destinatario.
Denominación o título académico.
Nombre del destinatario.
Cargo.
Asunto.
Cuerpo o texto.
Datos del remitente.
Líneas especiales:
Anexos.
Copia.
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones.
Número de copias.
Soportes.
Recomendaciones.
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está acargo de funcionarios o empleados autorizados.
Se recomienda realizar las cartas en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
MEMORANDOS
Son comunicaciones...
ÁNGEL ORREGO ARENAS
LUZ LOZANO GÓMEZ
Administración
11.06
9 de abril de 2013
INSTITUCIÓN EDUCATIVA PEDRO LUIS ALVAREZ CORREA
CALDAS
2013
INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y elmanejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la diminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se presenta como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones,con el propósito de generar una muy buena y adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.Esta guía técnica colombiana está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ZONAS
Zona 1
Este espacio se usa para el membrete que incluye: razón social, sigla oacrónimo, logotipo y Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2
Este espacio se usa para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar lassiguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Zona 3
Es el espacio superior derecho el cual está destinado al registro y radicación del documento; es complementario a la zona 1.
MÁRGENES
Se recomiendan las siguientes márgenes:
Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derechoentre 2 cm y 3 cm.
Si el documento se va a imprimir con ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricas a 3 cm.
ESTILOS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semi-bloque.
FUENTE
Se recomienda que toda la comunicación se escriba en una fuenteclara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización, etc.
Los tamaños que se sugieren están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
Identificación de páginas subsiguientes.
Código.
Lugar de origen y fecha deelaboración.
Datos del destinatario.
Denominación o título académico.
Nombre del destinatario.
Cargo.
Asunto.
Cuerpo o texto.
Datos del remitente.
Líneas especiales:
Anexos.
Copia.
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones.
Número de copias.
Soportes.
Recomendaciones.
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está acargo de funcionarios o empleados autorizados.
Se recomienda realizar las cartas en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.
MEMORANDOS
Son comunicaciones...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.