norma isdf

ALCANCE Y OBJETIVO
Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones
vinculadas con la producción y conservación de documentos; se utiliza "función" para referirseno sólo a la
función sino también a cualquiera de las divisiones de la misma como sub función,
proceso, actividad, tarea, acción u otro término de uso internacional, nacional o local.

La normapuede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones.
El análisis de las funciones de las instituciones es importante como base para muchas
actividades de la gestión dedocumentos. Generalmente se reconoce que las funciones
son más estables que las estructuras administrativas, que frecuentemente se fusionan o
se transfieren cuando se produce una reestructuración. Portanto, las funciones sirven
apropiadamente:
- de base para la clasificación y descripción de los documentos.
- de base para la valoración documental.
- de herramienta para la recuperación y análisis delos documentos.
La descripción de funciones juega un papel fundamental en la explicación de la
procedencia de los documentos. Las descripciones de funciones pueden ayudar a
situar firmemente a losdocumentos en su contexto de producción y utilización.
Pueden ayudar a explicar cómo y por qué los documentos fueron producidos y
posteriormente utilizados, el objetivo o la función que estabandestinados a cumplir
dentro de la organización, y cómo los documentos concuerdan y se relacionan con
otros documentos producidos por la misma organización.
Las descripciones de funciones puedenusarse:
a. para describir funciones como unidades dentro de un sistema de descripción
archivística
b. para controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones
archivísticas
c.para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y
las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los
documentos que originaron.
Las...