NORMA TECNICA COLOMBIANA

NORMA TECNICA COLOMBIANA
NTC 3394
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS Y
ACTAS COMERCIALES
Linda Soler
David Bayona
Zantiago Baquero
Ivan Barrera

CONTENIDO
1. Objeto
2. Definiciones y clasificación
3. Requisitos

OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos
para la elaboración de actas administrativas, en la siguiente
presentación nos daremos cuenta decuales son los requisitos,
las definiciones y cada uno de los aspectos que debemos tener
en cuenta para la correcta elaboración de un acta.

DEFINICIONES Y CLASIFICACION
ACTA: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión.
Este acta tiene varios aspectos y se establece lo siguiente:
Acta no registrada: documento que constituye la memoria de
reuniones o actoadministrativo.
Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de
sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y
juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones especificas
de la entidad competente.

Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: nombre que identifica el
acta.
Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en la
reunión.Encabezado: línea de identificación para indicar la
continuidad de un documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Hora: registro del tiempo en que se inicia y se termina la
reunión.

Interlinea: distancia vertical entre dos renglones.
Naturaleza de la reunión: de carácter ordinaria o
extraordinaria.
Número: identificación consecutiva del documento.
Orden del día: relación de temas que se hande tratar en
una reunión
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido
horizontal.
Título: denominación especifica del nombre de la reunión..

REQUISITOS
REQUISITOS GENERALES:
MARGENES
Superior – entre 3cm y 4cm
Inferior – entre 2cm y 3cm
Lateral izquierdo – entre 3cm y 4cm
Lateral derecho – entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginassubsiguientes entre 2cm y 3cm

TITULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además,
se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea
extraordinario.
NUMERACIÓN
Las acta registradas de sociedades mercantiles se numeran de
manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités
internos, puede iniciarse numeración cada año.
PRESENTACIÓN
Las actas se pueden presentar enhojas sueltas o en libros que se
destinen para el efecto.
Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el
mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del
organismo y con la numeración continua para cada uno.

REDACCIÓN
Se redactan en tiempo pasado
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico;
tampocodebe presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable,
sin borrones ni repisados

PAGINAS SUBSIGUIENTES
Para las paginas subsiguientes de las actas administrativas se
establecen los siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el

de la primera hoja y que no tenga impresiónalguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior,
contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se
identifica el documento con el nombre de la reunión y el
número correspondiente, ambos separados por guión. En la
misma línea, contra el margen derecho se escribe el
número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la
abreviatura (No.)

EJEMPLO
Reunión comité académico-Acta002

2

El primer renglón del texto se inicia de dos a tres interlíneas del
encabezado cuando se elabora a máquina.

CARTA

Carta

CARTA COMERCIAL:
 CONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones

comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en
las relaciones entre las empresas y sus empleados.
ZONAS
Zona 1. Espacio destinado para la impresión de razón social,...