Normas administrativas rendicion de cuentas

NORMAS DE CONTROL SOBRE RENDICIONES Y OTROS

Tanto los jefes de programas, como cualquier miembro del equipo de CooperAcción que recibe fondos a rendir, deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones al efectuar sus rendiciones de gastos.

1. Para la SUNAT y entidades donantes, los documentos considerados como Comprobantes de pago y que sirven para sustentar gastos son lossiguientes:

- Facturas, Boletas de venta, Recibos por Honorarios y Ticket de venta que incluyan la copia “testigo” para SUNAT. Sólo en caso de no poderse obtener estos documentos, se pueden sustentar algunos gastos como las movilidades locales con Declaraciones Juradas, en el formato de CooperAcción.

- Con respecto a las Declaraciones Juradas, es recomendable que sean usadas lomenos posible, por montos que no sobrepasen los S/.50.00 (Sólo para movilidades locales).Otros gastos menores, sólo se justifican con Declaraciones Juradas en zonas donde es imposible conseguir comprobante de pago.

- Tanto las facturas, boletas, recibos por honorarios y Declaraciones Juradas deben tener impreso el RUC de 11 dígitos, tal como lo indica la SUNAT.
Debe verificarseen todos los casos que el nombre y dirección de CooperAcción estén escritos correctamente.

2. Cuando una rendición de cuentas incluya un pago por honorarios se debe tener en cuenta la fecha de vencimiento de la Declaración de Impuestos para la SUNAT, que en nuestro caso es la primera semana del mes siguiente de efectuado el pago. No hacerlo, obliga a hacer declaraciones rectificatorias, conpago de intereses y moras, que tendrían que ser asumidas por el responsable de la rendición.

3. Como ya se ha indicado anteriormente; siendo a la vez una recomendación reiterada de los Auditores, los cheques deben ser girados a nombre de los proveedores o beneficiarios directos del pago. Esto implica el conocimiento previo por parte de la administración del destino final del pago(proveedor si es factura, nombres y apellidos completos si es recibo por honorarios). Esta información debe ser consignada en las Autorizaciones de Gasto.

4. Las rendiciones deben ser presentadas con un plazo máximo de 10 días de haberse entregado los fondos a rendir. fondos. En caso de resultar menores los gastos, deberá devolverse el saldo a la Institución al momento de la rendición y de ser mayorel gasto, la Institución efectuara el reintegro respectivo, en caso de incumplimiento no se entregaran nuevos fondos. Sólo de esta manera es posible cumplir con la entrega de saldos mensuales a cada programa que reflejen el verdadero estado de cada proyecto y que permitan de manera oportuna hacer correcciones y/o modificaciones en la ejecución del gasto.

5. El dinero que es devuelto porlos ejecutores del gasto producto de una rendición de cuentas, de una suspensión de actividad u otro concepto, será depositado en la Cuenta bancaria dentro de las 24 horas.

6. Tanto las Autorizaciones de Gastos como las rendiciones deben entregarse debidamente codificadas, debiendo haber concordancia entre ambos documentos.

7. Sólo se aceptarán Autorizaciones de Gastos en dólares cuandoel gasto se efectúe en la misma moneda.

8. Las rendiciones deben ser presentadas en los formatos existentes que para este concepto tiene CooperAcción: Rendición de Cuentas, Declaraciones Juradas. Debiendo adjuntarse en caso de Talleres: Hoja de Informe de talleres debidamente llenada y firmada (según formato), copia de la relación de participantes y material fotografico, en el caso que elviaje fuera por coordinación de Actividades, se adjuntara a la rendición el Informe respectivo (según formato).

9. Todo personal que realice viajes para coordinación y/o talleres debera tener un archivo personal de todos sus viajes con los informes respectivos en los formatos ya señalados adjunto la lista de participantes en caso de talleres, a fin de que sea proporcionado en su oportunidad...