Normas de archivo

La gestión documental en los despachos. Una carrera de largo recorrido

La cantidad de información que entra y se genera cada día en una asesoría es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jurídicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines autonómicos, e-mails, newsletters electrónicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna. Esdecir, la que genera el propio despacho (dictámenes, boletines informativos, cartas, artículos, etc.). ¿Dónde se guarda?, ¿cómo?, ¿hasta cuándo?, ¿quién lo hace? ¿todos conocen el proceso que se sigue? La respuesta a todas estas preguntas la debe dar el sistema de gestión documental que se haya implantado en cada despacho, y que cada vez tiene una mayor importancia estratégica. Hoy en día, lasgrandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la información que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, más tarde, recuperarla a tiempo. Y, por supuesto, supone saberla eliminar en el momento oportuno.

“¿Dónde está aquél artículo que leí el otro día?, ¿cuál era aquella norma...?, ¿y el papel que trajo el cliente?, ¿osacordáis de aquel tema que llevó Pablo hace unos años de aquel cliente, que se parece mucho al caso que estamos llevando ahora? No sé ni por dónde buscarlo... Resulta que he comprado un libro que ya teníamos...” Preguntas y comentarios parecidos han de desaparecer definitivamente de una asesoría.

Aplicar una metodología. La clave del éxito

La esencia de la gestión del conocimiento y documental estáen hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, que el quid de la cuestión está en rentabilizar esos datos que de otra forma se perderían, y no sólo pensando en los miembros presentes de la firma, sino también para los empleados y colaboradores delfuturo, e incluso en los propios clientes.

Pero, ¿cuáles son los aspectos clave de la gestión documental en una asesoría? A continuación, aparecen enumerados:

• Proyecto de gestión documental. En todo caso, hay que plantearse los siguientes objetivos:

o Evitar o controlar la creación o recepción de documentos innecesarios.

o Facilitar un acceso efectivo a los documentos.o Garantizar un almacenamiento eficiente y económico de los documentos.

o Optimizar el uso de la información contenida en los documentos.

• Las fuentes de información. En las asesorías podemos distinguir entre tres tipos de fuentes:

o Por una parte, las externas, donde se incluyen:

▪ Documentación jurídica (boletines oficiales, repertorio denormativa legal y jurisprudencia).

▪ Manuales de trabajo (confección de balances contables, declaración de impuestos, contratación laboral).

▪ Revistas especializadas y boletines de colegios profesionales.

▪ Estudios e informes (por ejemplo, elaborados por otros profesionales y despachos para uso interno).

▪ Manuales y guías de usuario de losequipos y programas informáticos instalados en el despacho.

▪ Catálogos, folletos y material publicitario.

▪ Periódicos sectoriales.

▪ Webs de nuestro interés.

Sin lugar a dudas, con la venta de bases de datos de jurisprudencia, doctrina y normativa, su gestión se ha simplificado un poco. De todas formas, los despachos de abogados todavía tienenante sí un reto importante, pues en muchos casos no saben utilizar de forma fluida estas herramientas informáticas, por lo que no se aprovechan correctamente.

o Por otra parte, las internas, integradas por los expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la práctica cotidiana y administrativa. Así, por ejemplo, podemos incluir: correspondencia, facturas, comprobantes de caja,...