Normas de control interno de subsistemas administrativos

Normas de Control interno subsistemas de Compras:
Separacion de funciones:El que autoriza la compra debe estar separado del manejo físico de los bienes y el que los registra. (Por ejm: Ya que debe verificar si la compra es necesaria y es acorde a la realización del objeto de la organización o sobrefacturación en contaduría).
Especializaciones claras en la emisión de la solicitud de compras(podría estar expuesto en el manual de procedimientos)
Necesidad de un número determinado de cotizaciones de compra. (x presupuestos)
Autorización de la compra. Según número determinado de presupuestos un funcionario responsable del área “compras”, elige y autoriza compra. (según manual de funciones)
Necesidad de establecer un punto óptimo de pedido (stock mínimo en almacén) para la realización dela compra y establecer la capacidad de lote que es acorde al ente. Considerando costos de gestión y mantenimiento [por ejm: lo que beneficia en hacer 1 compra en vez de 3 iguales (costo de gestión) ][por ejm: capacidad del depósito y/o productos perecederos (costo de mantenimiento)]
Necesidad de control de la mercadería por parte de recepción, para evitar diferencias respecto a la calidad ycantidad. (según orden de compra y remito)
Prenumeración de los formularios (preimpresos) que se utilicen y esporádicamente alguien realice un control de correlación de los formularios
Información gerencial del subsistema de compras.
Un gerente solicita información para decidir. Mediante los archivos generados podrá obtener la siguiente información.
Sobre el stock: los stocks inmovilizados y losrenovados discriminados por tipo de producto. (ayuda a decidir lote optimo por ejm)
Sobre gestión de compras: ordenes de compras vencidas y tiempo medio de proceso de compras.
Sobre costos: comparar costo real vrs costo presupuestado, variación de los costos en el plazo de x meses. Monto proyectado por ordenes de compra
Sobre proveedores: Principales proveedores por montos máximos.
Normas decontrol interno subsistema de Pagos.
Separacion de funciones: El manejo de fondos no puede estar a cargo de quien realiza la registración. (evitar sobrefacturación) . En el caso de los pagos la autorización y liquidación (sueldos, jornales y cargas sociales del empleado) debe ser realizada por alguien ajeno a tesorería. Por ejm. Gerencia administrativa autoriza pago o con respecto aliquidación, liquidación de sueldos en el área de recursos humanos.
Concentración de responsabilidad: 1 sola persona al cuidado de los fondos (ejm: tesorero) cuida fondos con mayor celo”

Separacion total de fondos: separación de fondos recibidos por cobro de los destinados a cobranzas. para mayor control, por ejm: Cobros depositados en cuenta corriente y pagos efectuados con cheques contra esa cuentabancaria.

Rotación del personal: Es conveniente la rotación del personal que maneja los fondos en forma periódica, para detectar posibles fallas en el sistema. Debe ser reemplazado por una persona capacitada y que no tenga relación con el encargado de los fondos anterior.

Contabilización de las operaciones: Registración de los movimientos de fondos con su respectiva documentación de respaldo.Arqueos sorpresivos: Verificar si los valores en existencia corresponden a los registrados, por una persona ajena a tesorería.

Conciliación bancaria: verificar, actualizar el estado real de la cuenta. Sobre cheques emitidos.

N.C.I especificas del sistema de pagos:
Pagos mediante la emisión de cheques, permite evitar el riesgo de tener el efectivo en la organización. Los cheques deben sercruzados y no a la orden. Además deben contar con la firma de por lo menos 2 responsables. Los cheques que se anules deberán quedar adheridos a la libreta de cheque o en su defecto o destruir el ángulo inferior derecho (donde se firma).
Los firmantes del cheque deberán controlar con la información respaldatoria si la emisión se realiza de manera correcta. Se anotara el nro. de cheque usado...