Normas De Despacho

Recepción de Bienes

1. Las funciones de recepción, almacenamiento, despacho, registro, deben ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el Sistema de Inventario PROFIT.
2. El Responsable del Area de Despacho asi como la Gerencia General son las personas que deben asumir responsabilidad y la obligación de cumplir yhacer cumplir las Normas y Procedimientos de Despacho.
3. La Gerencia de ventas debe enviar al Departamento de Despacho una copia de la orden de compra.
4. El Responsable de Despacho deberá efectuar control interno sobre las adquisiciones antes de darle entrada a cada una de las Bodegas.
5. La Gerencia General debe notificar al encargado del Area de Despacho con 2 dias de anticipacion,acerca de la llegada possible de mercacia de los puertos, para este determiner y arreglar el espacio que sera desinado para la recepcion.
6. El Responsable de Despacho ó la persona designada para ello, debe emitir informe a la Gerencia General indicandole si lo recibido está incompleto, tiene algun defecto o hay alguna observacion con relacion a lo recibido.
7. La bodega debe recibirlos siguiente documentos:
a. Copia de orden de compra.
b. Facturas del Proveedor en copia para poder constatar que lo recibido esta en orden.

8. El area de Despacho debe introducir los datos en el sistema para emitir y sellar la Entrada a Bodega.
9. Todo formulario de entrada o salida debe estar prenumerado y el que se invalide o anule debe estar completo enoriginal y sus copias, adjuntándolo al reporte de Contabilidad para su control. El formato prenumerado entrada a Bodega, debe ser el documento que ampara cualquier entrada a Bodega originada por: compras – devolución – donaciones y otras causas
10. La codificación de los artículos nuevos que ingresan a Bodega debe ser realizada por el Coordinador de Bodega en el sistema PROFIT de Bodega, en elcaso de los activos fijos nuevos, la codificación deberá realizarla el el Area de Administracion.
11. Se establecerán existencias mínima y máxima de productos a fin de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.

Almacenamiento
12. Las existencias físicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemática a fin de facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo.13. Los artículos suceptibles a temperaturas, tales como champanas, vinos blancos entre otros, deben almacenarce en un lugar fresco y especialmente disenado para tal fin en la bodega.
14. El Coordinador de Unidad de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra incendios, robos u otros desastres que puedan afectar los artículos almacenados. Estas medidas deben ser aprobadas por laGerencia General.
15. El Sistema Automatizado de Bodega PROFIT debe:
16. Garantizar que la información tenga resguardo (back up) y que se aprovisione un historial mensual de los valores, movimientos y saldos de existencias al último día de cada mes, grabados para control interno y fines de consulta. Este archivo histórico debe almacenar hasta un mínimo de tres años de operaciones, poráreas de consumo, compras y saldos.
17. Proveer la boleta de inventario para ser llenado con la información necesaria. La boleta de inventario debe ser el documento oficial para la toma de inventario, compuesto por tres partes desprendibles, conteniendo impresiones similares, la tercera parte se ubica donde se encuentra el artículo según existencia, la primera parte es utilizada para el primerconteo y la segunda es para el conteo ó reconteo. Los equipos de inventario completan la boleta a mano, y la reportan al GerenteGeneral.
18. Despacho
19. Para todo trámite de pedido debe utilizarse El formato SOLICITUD DE PEDIDO documento mediante el cual, las dependencias organizativas deben efectuar sus pedidos a Bodega, firmada y sellada por el Responsable de la dependencia...