NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS

El Abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos, materiales y servicios que requieren las entidades, la verificación periódica de los bienes con el objeto de establecer si son utilizados paralos fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que signifique riesgo de deterioro o despilfarro.
Estas normas describen los controles internos mas importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes.

CONTENIDO

1. CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRADE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
2. UNIDAD DE ALMACEN
3. TOMA DE INVENTARIO FISICO
4. BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
5. MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
6. ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
7. CONTROL SOBRE LOS VEHICULOS OFICIALES DEL ESTADO
8. PROTECCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO












1.- CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DESERVICIOS

En la gestión de una entidad publica significa administración correcta y prudente de los recursos públicos. Es decir orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.
La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible; sin disminuir la calidad de los serviciosbrindados.
Se bebe impartir las políticas necesarias para que el personal encargado de los procesos de bienes y prestación de servicios apliquen las normas sobre las contrataciones y adquisiciones del Estado en coordinación con CONSUCODE.

2.- UNIDAD DE ALMACEN

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados
Losalmacenes deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras y tener el espacio físico necesario, así como el control e identificación de los mismos
Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro del movimiento de estos. Solo el personal que labora en esta oficina debe tener acceso a sus instalaciones.
Hay bienes que por sus característicasespeciales tienen que ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

3.- TOMA DE INVENTARIO FISICO

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, von el objeto deverificar su existencia físico y su estado de conservación
La Toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables.
Es necesario que la gerencia emita procedimientos claros y sencillos para el personal que participa en este proceso.
El personal que interviene en la tomas de inventarios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargoel registro y manejo de activos, salvo para efectos de identificación.
Las diferencias que obtengan durante el proceso de inventario de bienes y consicilacion con la información contable deben investigarse y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable.

4.- BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Los bienes del activo fijo que por diversas causas,han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes.
Obsolescencia técnica
Daño y/o deterioro
Perdida o robo y/o sustracción
Destrucción...