NORMAS ISO

La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas
prácticas de gestión documental en las organizaciones
José Alberto Alonso
doQ · archivos de empresa
doqarchivos@tinet.org
Montserrat Garcia Alsina
Universitat Oberta de Catalunya
mgarciaals@uoc.edu
M. Rosa Lloveras i Moreno
Ebla Gestió Documental
mrlloveras@eblagestiodocumental.com

Resumen
La norma ISO 15489 se centra en losprincipios de la gestión de documentos y establece los
requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas
que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos,
apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras
normas complementarias, responde tanto a la evolución de losplanteamientos del records
management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar
la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la
calidad. Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las
responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone unametodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos,
definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación,
calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de
evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También
destaca la importancia de losmetadatos para la gestión de los documentos electrónicos y
señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de
gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma ISO 15489
comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la
información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitiríanhacer más
visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la
información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de
indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de
manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

Palabras clave
ISO 15489 / Normas yespecificaciones / Gestión de la calidad / Buenas prácticas de gestión de
documentos / Sistemas de gestión de documentos / Metodología DIRKS / Procesos de negocio
/ Profesionales de la gestión de la información / Documentos electrónicos / Gestión de la
información y del conocimiento / Indicadores de rendimiento
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Antecedentes de la norma ISO 15489
El año 2001 ve la luz la norma ISO 15489Information and documentation − Records Management,
fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la
International Organization for Standardization (ISO). La traducción castellana de esta norma,
elaborada por el AEN/CTN 50 - Documentación de la Asociación Española de Normalización y
Certificación (AENOR), se publica el año 20061. La ISO 15489 constituye uncompendio de
buenas prácticas en gestión de documentos de aplicación voluntaria por parte de las
organizaciones y, a día de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de
certificación (como lo es, por ejemplo, la norma ISO 9001).
La traducción de la norma no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto
al término inglés record, pues no existe un términoequivalente en castellano −como tampoco
en otras lenguas− para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las
actividades de una organización (records), frente a los documentos como simple información
registrada en un medio de soporte (documents) y los documentos que tienen un valor
patrimonial o histórico (archives).
La aparición de la norma ISO 15489 es resultado de dos...