Normas Para Elaborar Actas

Asociación de Productores Agropecuarios de Nueva Concepción, APANC de R.L.







MATERIAL DE APOYO PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO DE SECRETARIO EN EMPRESAS ASOCIATIVAS







ADESCO APOYADA POR PREMODER – MAG




Elaborado por:

Mario Edgardo Montano Ruiz

Consultor




Nueva Concepción, Chalatenango Junio 2011




ContenidoFUNCIONES DEL SECRETARIO 3

LIBROS QUE DEBE MANEJAR 3

NORMAS GENERALES PARA ELABORAR ACTAS 4

CORRECIONES Y ENMIENDAS 4

MODELO DE ACTA REUNION CONSEJO DE ADMINISTRACION 5

MODELO DE ACTA ASAMBLEA ORDINARIA / EXTRAORDINARIA 7

CERTIFICACION DE APROBACION DE REFORMA DE ESTATUTOS 9

CERTIFICACION DE COPIA DE ACTA 10

CERTIFICACION DE PUNTO DE ACTA REESTRUCTURACION DELOS CUERPOS DIRECTIVOS 11

CERTIFICACION DE PUNTO DE ACTA INGRESO Y EGRESO DE ASOCIADOS 13

NOTIFICACIONES 14

MODELO DE NOTIFICACION ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS 14

MODELO DE ACUERDO DE INCREMENTO DE CAPITAL SOCIAL 15





FUNCIONES DEL SECRETARIO

• Actuar como Secretario en las sesiones de Asamblea General, del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia ocomités respectivos.

• Llevar al día el libro de actas de las sesiones de Asamblea General, y obtener los respectivos listados.

• Llevar al día el libro de actas de las sesiones del Consejo de Administración, junta de vigilancia o de los comités respectivos

• Expedir las certificaciones de actas y otras que el Consejo de Administración le asigne.

• Recibir, despachar yarchivar la correspondencia de acuerdo a designación del consejo de administración.

• Autorizar con su firma, los documentos que expide la cooperativa, después que el Consejo de administración decida lo conveniente.

• Distribuir las convocatorias

• Mantener actualizada la información del Libro de Registro de Asociados


LIBROS QUE DEBE MANEJAR

• Libro de Registro deAsociados

• Libro de Actas de Consejo de Administración

• Libro de Actas de Asamblea General Ordinaria

• Libro de Actas de Asamblea General Extraordinaria

• Libro de Actas de Junta de Vigilancia o comités según corresponda








NORMAS GENERALES PARA ELABORAR ACTAS

• Se elaboran en número correlativo

• Escribir frente y vuelto

• Noutilizar números, todo se escribe en letras

• No utilizar abreviaturas

• No dejar espacios en blanco.

• Hacer el acta a doble espacio, en papel bond tamaño oficio, con márgenes izquierdo de 3.0 centímetros, margen superior de 3.0 centímetros, margen derecho de 2.5 centímetros, margen inferior de 2.5 centímetros.

• Las Actas de Asamblea General Ordinaria o Extraordinariadeberán ser firmadas por los miembros de Consejo de Administración y Junta de Vigilancia.

• Los borrones y enmendados, entrelineas y cualquier corrección que se le haga al acta debe salvarse antes de las firmas.

En la mayoría de los casos los puntos obligatorios a tratar en la respectiva AGENDA son:

• Punto Uno) Establecimiento de Quórum

• Punto Dos) Lectura, modificación yaprobación de Agenda

• Punto Tres)Lectura, modificación y aprobación de Acta Anterior

• Puntos Cuatro en Adelante) De interés específicos.


CORRECIONES Y ENMIENDAS

Para salvar los errores cometidos en la escritura de las actas (enmiendas, correcciones, tachados, escritura entre líneas), se utilizara al final del acta respectiva y antes de las firmas de esta la frase:

DOY FE –ENMENDADO (TACHADO, ENTRE LINEAS) – FRASE A CORREGIR TAL COMO SE LEE – VALE – DOY FE.


MODELO DE ACTA REUNION CONSEJO DE ADMINISTRACION

Acta # _____ Reunidos en ,___________________ a las ___________ horas con ________ minutos, del día _____________ de _________ del dos mil ____, siendo estos el lugar, día y hora señalados para celebrar reunión del Consejo de Administración de la...