Normas y procedimientos para el funcionamiento de caja chica

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CAJA CHICA

El fondo de caja chica permite realizar de forma ágil compras directas de bienes y servicios con pagos en efectivo a las instancias donde éstas han sido autorizadas, lo cual permite mayor eficacia en el desempeño de sus funciones.

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- El presente instructivo tiene por objeto regular y actualizarlas Normas de Control y procedimiento para el funcionamiento de Caja Chica de acuerdo a los principios generales.

Artículo 2.- La Gerencia Administrativa Financiera será la instancia responsable de la aplicación, seguimiento y control del cumplimiento de las normativas contenidas en el presente instructivo.

DE LAS NORMATIVAS

Artículo 3.- El Fondo de Caja Chica está destinado para cubrirgastos menores eventuales en la adquisición directa de bienes y servicios, en los que por su naturaleza, se podrá prescindir para su adquisición de la presentación por parte del Oferente de la proforma correspondiente.

Artículo 4.- El monto del fondo se establece de acuerdo a las necesidades de cada Agencia y con previa autorización de la Gerencia Administrativa Financiera.

Artículo 5.-Los montos autorizados para manejar fondos de Caja Chica son autorizados por la Gerencia General a través de la Gerencia Administrativa Financiera.

Artículo 6.- Los reembolsos se efectuarán a nombre del Responsable del fondo y cuando éste se encuentre agotado en por lo menos el 60% de la cantidad asignada.

Artículo 7.- Los pagos con el fondo de Caja Chica deberán estar previamente soportadoscon la documentación correspondiente y autorizados por el Jefe del departamento.

Artículo 8.- No deberá utilizarse los fondos de Caja Chica para efectuar compras que no estén contempladas como un gasto menor.

Artículo 9.- Los fondos de Caja Chica no deben mezclarse con los fondos por depositar, fondos de caja general, etc.

Artículo 10.- Los Recibos de Caja Chica están pre numerados, conel propósito de ejercer un eficiente control de los mismos por el departamento financiero y al anularse alguno de ellos deberán marcarse con un sello de Anulado y archivarse original y copias de acuerdo al orden numérico en los documentos de Reembolso de Caja Chica.

Artículo 11.- Si una persona tiene a su cargo un RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA, pendiente de rendir cuenta, no se le podrá darotro desembolso, mientras no justifique el anterior, salvo caso extraordinario, el que deberá ser debidamente razonado en el desembolso que se le hiciere y autorizado por el Jefe Inmediato.

Artículo 12.- Se procederá a la devolución del RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA, al Beneficiario contra los soportes del gasto, procediendo de inmediato a emitir un comprobante RECIBO DE CAJA CHICAPRENUMERADO.

Artículo 13.- El Responsable de Caja Chica debe de registrar diariamente en el Formato Reporte de Caja Chica para reembolso todas las solicitudes y recibos oficiales autorizados para determinar el monto gastado. El registro debe contener la siguiente información: Fecha, No. del Recibo de Caja Chica, Beneficiario, Concepto, Monto de cada uno de los recibos de Caja Chica prenumerados.Artículo 14.- Todos los fondos de Caja Chica están sujetos a comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y sorpresivos, los cuales serán llevados a cabo por el departamento financiero.

DE LOS DESEMBOLSOS

Artículo 15.- El Responsable de la Caja Chica, atenderá solicitudes de desembolsos para gastos menores, conforme el monto establecido por la Gerencia Administrativa y Financiera y deacuerdo a las Normas y Procedimientos establecidas.

Artículo 16.- En el caso de pagos se procederá de la siguiente manera:

1. El Responsable de Caja Chica recibirá la factura, nota de venta, mismas que deben ser legales y estar a nombre de la empresa, por la compra o gastos previamente autorizados por el Jefe Inmediato.

2. Luego procederá a elaborar el formato "Recibo de Caja Chica" en...