normas y procedimientos


CONTROL DE CAMBIOS

Fecha
Pág.
Descripción del cambio
Solicitado por:
Fecha Aprobación:

20/06/2011

18
Emisión Inicial
Gerencia de Administración




























1. JUSTIFICACION.
2. OBJETIVOS.
3. DEFINICION CUENTAS POR COBRAR.
4. UNIDADES RESPONSABLES.
5. NORMAS.
6. PROCEDIMIENTO.
7. FORMULARIOS.
8. FLUJOGRAMA DEL PROCESO.
9.ANEXOS.












1) JUSTIFICACION DEL MANUAL:

Es importante señalar que los manuales de normas y procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo de hacer lascosas bien, sino dentro de las practicas definidas por la organización.

El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización, integrar una serie de acciones encaminadas agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

Con el propósito de establecer losparámetros a seguir para el procedimiento de facturación y cuentas por cobrar se emite el presente manual en el cual se establecen los procedimientos y las instrucciones para el registro y seguimiento de las cuentas por cobrar de repuestos y servicios así como los trámites de documentación a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago y el manejo de documentos involucrados en elproceso.

2) OBJETIVOS DEL MANUAL:

Establecer las normas para controlar el registro, facturación y aplicación de las cuentas por cobrar generados por las ventas de repuestos.
Establecer las normas para controlar las cobranzas recibidas a las cuentas de los clientes.
Establecer con mayor precisión la distribución de responsabilidades dentro de los procedimientos involucrados.


3)DEFINICION CUENTA POR COBRAR:
Cuenta por Cobrar: Se entiende por cuentas por cobrar todos aquellos derechos adquiridos por Souki de Guayana, C.A a través de sus diferentes gerencias por la prestación de algún servicio, venta de repuestos y/o vehículos en general.
Factura: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Estecomprobante tiene para acreditar la venta de mercancía u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
4) UNIDADES RESPONSABLES.

Gerencia de Administración.
Gerencia de Repuestos.
Gerencia de Servicio
Gerencia General.

5) NORMAS:

5.1) Generales:

1) Es responsabilidad del administrador de cuentas por cobrar, realizar el “Reporte de Cuentas por Cobrar” de acuerdo a la fechaestablecida en cada uno de los documentos que genera la factura.
2) El administrador de cuentas por cobrar, debe mantener actualizados los auxiliares de cuentas por cobrar.
3) El administrador de cuentas por cobrar, debe indicar a los deudores las modalidades de pagos para la cancelación de sus deudas.
4) Todo pago realizado por depósito bancario debe ser realizado a nombre de Souki de Guayana,C.A.
5) Es responsabilidad del administrador de las cuentas por cobrar emitir un listado con los deudores con antigüedad mayor a treinta (30) días y remitirlo al departamento de administración quien a su vez, debe contactar a la Gerencia responsable de la venta para gestionar el cobro.
6) Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrán en la sección de cuentas por cobrar por noventa (90) días,después de este lapso y previa verificación de su imposibilidad de cobro por parte de la gerencia que originó la cuenta por cobrar, será enviada a asesoría jurídica que procederá de acuerdo al caso.
7) El administrador de cuentas por cobrar será responsable de emitir mensualmente los estados de cuentas detallados de las cuentas por cobrar y enviarlos a las gerencias responsables del ingreso. Y el...