Normas

1.3 REEMBOLSO
Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el manejo de las Cajas Menores, son montos fijos reembolsables y que por ningún motivo estos reembolsos deben superar elvalor aprobado para su manejo.
Adicional a lo anterior, el funcionario responsable del buen manejo de una Caja Menor, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Los gastos que se realizan concargo a los recursos de Caja Menor, deben guardar concordancia con las normas internas de la Universidad.
• Deben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes.
• Para el reembolsose debe registrar y generar la planilla de Caja Menor en el Sistema Finanzas Plus.
• Los reembolsos se deben efectuar en el transcurso del mes cuando se haya consumido el 70% de los recursos,adjuntando los respectivos soportes (facturas y vales de transporte) y en todo caso a mas tardar el último día hábil de cada mes de 8:00 a.m. a 2 p.m.
• Los demás gastos cubiertos con recursos de CajaMenor (exceptuando los gastos de transporte), deben ser soportados con factura de venta o su equivalente a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana Nit. 860.013-720-1. Estas facturas deben cumplirlos requisitos expuestos en el régimen de facturación que se expone en la página 9 de este documento.
• Los gastos legales ejecutados de la Caja Menor de la Secretaria Jurídica en el momento de lalegalización de la misma serán cargados a la unidad solicitante.
• Es importante resaltar que la factura y/o documento equivalente y demás documentos soporte deben corresponder al período en que seefectúa el reembolso, es decir, si se presenta un reembolso por el período Enero de 200X, los documentos soporte deben corresponder a ese período y no a meses anteriores, esto con el fin de cumplir conlas normas contables generalmente aceptadas, las cuales indican que los gastos deben reconocerse de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el...