Normas

NORMAS ESPECÍFICAS DE CONTROL INTERNO

Separación de funciones
La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la registración de los mismos. Compras, por lo tanto debe estar separada de los sectores de Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad.
En empresas pequeñas, sin embargo, razones de economía hacen que, a veces, las funciones de recepción yalmacenamiento de los materiales dependan del departamento de Compras.
En la gran empresa se observa la separación de funciones arribas mencionada, no solo por razones de control interno, sino también por las funciones especializadas que implica la provisión de determinados productos para la producción, su inspección, almacenaje y manipulación.
Iniciación del trámite de compra
La operación de compradebe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario responsable. Adicionalmente, es conveniente que, como mínimo, los materiales que entran a formar parte del producto terminado se adquieran en virtud de especificaciones o muestras. En las especificaciones, que deben ser claras, concisas, concretas y completas, se describe exactamente el material y sus propiedades paraayudar a la persona responsable de las compras a conocer detalles de lo que compra y posibilitar la inspección efectiva de la calidad de los materiales recibidos.
Las especificaciones, adicionalmente, deben ser flexibles y susceptibles de verificación, esto es, deben permitir la consecución de mejoras en el producto que se comprará.
Usualmente, las especificaciones pueden mencionar catálogos,muestras, características físicas del producto, planos y descripción del método de producción.
Si por falta de un bien o servicio en el mercado es necesario realizar modificaciones en las especificaciones originales, estas deben ser autorizadas por el usuario de ese bien o servicio.
Obtención de un número determinado de cotizaciones
Para todas las compras superiores a un determinado monto debenpedirse varias cotizaciones (lo usual es pedir por lo menos tres), evitando de esta manera la discrecionalidad del responsable del sector.
Los pedidos y las cotizaciones se realizan por escrito, pero cuando no se llega al monto establecido, las consultas pueden realizarse por teléfono. En caso de compras menores podría efectuarse la compra en forma directa.

Autorización de la compra
La decisiónde cerrar contrato se debe tomar en función de las ofertas recibidas. Esta decisión debe ser tomada por un funcionario responsable. Es conveniente la fijación de atribución entre funcionarios de distintos niveles.
Una vez tomada la decisión de compra, quien la tomó debe intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.
Punto de pedido y lote de compra
Es recomendableque la cantidad de productos que se soliciten sean acordes con las necesidades de consumo. Para ello, las compras suelen fijar puntos de pedido; esto es, la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Se establece como un stock mínimo mas un margen de seguridad, teniendo en cuenta el daño que la falta podría causar.
Una vez determinados los niveles deinventario racionalmente mas adecuados corresponde establecer, considerando los costos asociados, el lote óptimo de compra.
Determinados factores como el carácter perecedero, la incertidumbre acerca de la demanda futura, la falta de espacio para el almacenamiento, etc., pueden hacer que no se tenga en cuenta el lote mas económico. No obstante, es conveniente su cálculo, al menos para las materiasprimas mas importantes. En dicho cálculo se consideran dos tipos de gastos: los de gestión (necesarios para la colocación de la orden de compra) y los vinculados con el mantenimiento de los bienes en existencia.
Control de la mercadería recibida
Es importante el control de la calidad y cantidad de los productos recibidos y la confección de reportes escritos con esta información.
Si el control de...