nose

Documentos controlados:
Documentos que pueden en algún momento quedar desactualizados e inducir a errores son denominados documentos controlados, pues debe asegurarse que estén siempre actualizados y disponibles.
Además debe existir un mecanismo o procedimiento que permita eliminar o evitar el uso de aquellos que están desactualizados.
La forma clásica de lograr el control sobre losdocumentos, es crearlos con una referencia de la versión e indicando fecha y autoridad que los liberó. Simultáneamente se llevan listas de las versiones válidas e incluso para documentos claves se lleva un registro de las copias autorizadas, que están en uso. Estas copias son reemplazadas cada vez que se actualiza la versión destruyéndose la copia antigua.
Documentos para efectos de demostraciónllevan en este caso el membrete "Copia no Controlada" que indica que no necesariamente es la más actual. Un método novedoso y sumamente útil, es llevar la documentación por computador. El usuario consulta vía la red de computadoras siempre la versión válida en un computador central. Cada impresión lleva el membrete "Copia no Controlada" de modo de evitar que circulen copias "válidas" desactualizadas.Los documentos controlados son de 4 tipos:

1. Manual de Calidad: del cual solo recibiré copias controladas (con sello rojo) de las páginas correspondientes a Direccionamiento Estratégico y Mapa de Procesos. El documento completo lo tendré a mi disposición de manera física en calidad de préstamo o de forma electrónica como documento protegido contra escritura.

2. Procedimientos: de loscuales solo recibiré los procedimientos que me conciernen de las actividades y procesos que realizo con más frecuencia.

3. Descripciones de Cargo: Solo recibiré la de mi cargo, en caso que tenga uno adicional como Jefe de área o Coordinador de algo en específico, etc. recibiré una o más DC adicional.

4. Registros: de los cuales solo recibiré los que me corresponde diligenciar, deben tener elcódigo y debo conservar uno en blanco para fotocopiar y los diligenciados en una carpeta marcada con el código y bien organizada.

¿Cómo luce un documento controlado?
Se caracteriza por el sello de color rojo que lleva en c/u de sus hojas que dice:
COPIA CONTROLADA
Lo cual significa que Aseguramiento de la Calidad está en la obligación de actualizármelo cada vez que cambie, para ello deboentregar el anterior.




























Manual de calidad:
El manual de Calidad es el documento principal que resume los principales procesos y aspectos que exige la Norma. Para Sistemas simples puede contener la totalidad de los documentos necesarios. En Sistemas más complejos hace referencia a los documentos que exige la Norma.
Habitualmente seestructura el manual según los subcapítulos de la Norma lo cual facilita tanto la redacción como las Auditorías posteriores. Esta práctica sin embargo, no es obligatoria y existen ejemplos de manuales organizados según el esquema en que trabaja la organización.
Si se usa para fines promocionales, se recomienda no incluir los procedimientos claves y solo hacer referencia a estos, y dar especial énfasis enaquellos tópicos que son de interés para el Cliente.
El manual de Calidad es propio de cada Empresa y aún cuando la consulta de uno ajeno puede dar pautas como desarrollar el propio, es importante reconocer que este debe ser a medida de la Empresa. La "compra" de un manual llevará tarde o temprano a que la Empresa no pueda ceñirse a este, entorpezca la operación de la Empresa y se le dificulte lacertificación o mantenimiento de ésta.
El manual de calidad sirve para establecer los principios de actuación en cada uno de los apartados en que suele dividirse el sistema de calidad, formando parte de él, la declaración documentada de la dirección sobre la política y los objetivos. En caso de no incluir los procedimientos documentados, éstos se redactarán en documentos aparte con el fin de...