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 TIPOS DE ARCHIVOS

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Paraello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es elconjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirares la primera opción. “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivosclaros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
¿La información essuficientemente reciente para ser útil?
¿Para que puedo utilizar esta información?
¿Existen implicaciones legales o financieras?
¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
¿Necesitaalguien esta información?.

Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

* Ser el centro dela información y de la documentación.
* Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
* Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
* Asegurar la conservaciónde los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.

¿Cómo me piden los documentos?.
¿Cómo necesitamos la información?.

- Rigor.

- Sencillez.

Los criteriospara un archivo eficaz son:

- Inequívocos.

- Explícitos.
- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.

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