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El Dr. José Ramón Cruz Mundet explica que el documento es una información única, producida o recibida en un inicio, desarrollo y un final de una actividad. Contenido el cual de manera estructurada ycontextualizada se da en evidencia y soporte de acciones, decisiones y funciones singulares de las entidades y personas físicas y jurídicas.
El Dr. José Cruz presenta los componentes en los cualespodemos conocer el documento los cuales son:
Contenido
Estructura
Contexto
Presentación
La Dra. Antonia Heredia Herrera manifiesta que “el archivo está compuesto por la suma de tres elementos:documento + organización + servicios. Al conjunto de uno o más documentos se le llama “archivo” sin importar su fecha, forma y soporte material. Son acumulados por una persona o entidad privada opública.
Según Joaquin Llansó, P. Brooks fue la primera persona que hizo referente al ciclo vital de los documentos. Decía que los documentos tenían una vida propia (nacimiento, crecimiento, decrecimiento ymuerte).
Wiffels, Carlos dio a conocer la teoría de las tres edades documentales:
Edad administrativa: los documentos forman parte de la gestión de archivos y se usa frecuentemente
Edadintermedia: el documento se conserva, siendo utilizado para consulta o uso como antecedente pero de manera no tan reiterada.
Edad histórica: el escrito adquiere valor duradero lo cual será solo de usopedagógico o de exploración.
Dr. José Luis Bonal Zazo manifiesta que desde principios que el ser humano ha pretendido acumular información de acciones, “desde la arcilla hasta los documentos electrónicospasando por la piedra y papel entre otros”.
Con el desarrollo de la tecnología se desarrollan diferentes características que tienen vínculo con documento electrónico:
Soporte
Escritura
Signosespeciales y de validación
Contenido
Creacion y captura de documentos electrónicos
Administración de flujos de trabajo
Gestión de las comunicaciones
Según Miguel Ángel Davasa Rodríguez los documentos...