NOTARIAL


1.Concepto
2.Importancia de los archivos
3.Caracteres del archivamiento
4.Índice cronológico y alfabético
5.Partes notariales
6.Bibliografía
Concepto
Es un conjunto de documentos guardados de manera ordenada y sistemática, dentro de un periodo de tiempo y en un lugar que reúna condiciones de conservación y seguridad.

Es el lugar donde se guardan instrumentos y documentos de valor.Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como lainstitución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
El archivo del notario está formado por los expedientes, los protocolos y los documentos que forman parte de su archivo particular como recibos, empadronamientos, papelería, etc.

El archivo del notario no es público, sólo se utiliza por el notario o por la persona que lo sustituya, pues en él seencuentran documentos que le han entregado en forma confidencial.

El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

DEFINICIÓN.

Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios delnotario firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se solicite.

Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que intrínsicamente se podría denominar archivamiento.

Importancia de losarchivos
Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Caracteres del archivamiento
1. DIRECCION

Compete al notario determinar la forma en que llevarásu Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale

2. ORGANIZACIÓN

Es la preparación y estructuración formal del Archivo.

Esta estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser:

a. CONVENCIONAL

Cuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento.

b. TECNIFICADA.

Si el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la laborarchivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica, como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos. La edición o configuración jurídica tiene como elemento primordial la fijación indeleble y permanente, del acto o contrato, en un medio físico idóneo, que le sirva de soporte físico, con caracteres de durabilidad e inalterabilidad, aun a pesardel transcurso del tiempo

La custodia está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:

•CUIDADO.

Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.

•SEGURIDAD.

Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida,deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo.

Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.

•AUTONOMIA.

Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se...