Objetivos Administ.Documental

TEMA:MODULO 1 “ GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL”
ACTIVIDADES:
2. A) ESTABLECE LOS OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
La administración documental es el conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino finalfacilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.
* El objetivo principal de la administración documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.
* Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad dela empresa.
* Conservar la memoria corporativa, de esta manera la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
* Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
* Contribuir a la toma dedecisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
* Utilizar un lenguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.
* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.
*Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.
* Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
* Permite la recuperación de información de una forma mucho más rápida y efectiva, mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.
* Busca la racionalización ycontrol de la producción documental, basándose en los procesos archivistas.

B) ENSAYO “PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS.

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca laprotección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.
Hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en latoma de decisiones que tienen estos. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.
La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administracióndocumental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante del administrador documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.
En la empresa donde laboro se desarrollan actividades deadministrador documental por el personal con cargo de asistente en cada una de sus áreas: Recepción, Contabilidad, Compras, Inventarios, Servicios Técnicos, Recursos Humanos y Ventas.
La información luego de ser registrada y procesada, se archiva y también se utiliza a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones....