Observaciones Caja-Bancos

A-1 Mezcla en el uso de cuentas bancarias
A-2 Auditoría interna debe solicitar confirmaciones de saldos a los bancos, en forma periódica
A-3 Determinación correcta del corte de documentación de ingresos y egresos
A-4 Expedición inadecuada de cheques















































A-1 Mezcla en el uso de cuentas bancarias
Lacompañía tienen definidos los diferentes usos para cada cuenta bancaria; sin embargo, en la revisión que efectuamos de las conciliaciones bancarias, se observa que no se han utilizado debidamente, pues por ejemplo, la cuenta X del Banco Z, cuyo uso debe estar destinado exclusivamente para los movimientos de nóminas y listas de raya, registró diversos movimientos originados por cobros a clientes,pagos y proveedores, etcétera. Por lo anterior, sugerimos mantener y vigilar estrechamente los movimientos que debe tener cada cuenta, respondiendo así a las políticas establecidas por la Administración.

A-2 Auditoría interna debe solicitar confirmaciones de saldos a los bancos, en forma periódica
Deben solicitarse confirmaciones de saldos a las Instituciones de Crédito con el propósito deinvestigar, aclarar y corregir las diferencias resultantes al compararlas con los saldos en libros. Observamos que existen diferencias entre las confirmaciones que obtuvimos de algunos bancos y los saldos que muestra el libro de bancos, como es el caso de la confirmación recibida del Banco X y la del Banco Z, que arrojan diferencias de $ ________ y $ ___________, respectivamente, situación que fueinvestigada y aclarada posteriormente durante nuestra revisión. De estas diferencias se derivaron ajustes de cierta consideración que fueron debidamente registrados en los libros de contabilidad.

A-3 Determinación correcta del corte de documentación de ingresos y egresos
Con el objeto de que los ingresos y los egresos se registren correctamente, en el periodo al que corresponden,consideramos necesario que al finalizar cada ejercicio, se haga un corte de la documentación en forma adecuada y posteriormente se verifique con las operaciones anteriores y del inicio del nuevo ejercicio. Este corte debe contemplar, por lo menos:
1. Instruir al departamento de contabilidad respecto a la documentación interna clave que registra ingresos y egresos de efectivo; cobros de clientes, deudoresdiversos y ventas contado; pagos a proveedores, sueldos y salarios y, desde luego, cheques expedidos.
2. Una vez determinada, anotar los últimos números, claves de formas y fechas de los movimientos del ejercicio por concluir. (Probablemente de los últimos dos días.)
3. Comprobar que los siguientes fueron registrados en el nuevo ejercicio.

A-4 Expedición inadecuada de cheques
Pudimos notarque en varias ocasiones se expiden cheques “al portador” o “a nosotros mismos” situación que en nuestro concepto debilita el control interno en esta área, pues se desconoce si los cheques fueron recibidos por sus beneficiarios. Sugerimos que esta práctica se elimine y que, en todos los casos, los cheques se expidan en forma nominativa, a nombre del beneficiario; inclusive, tratándose de reposiciónde los fondos fijos de caja, los cheques deben expedirse a nombre del cajero.

A-5 Revisión de las conciliaciones bancarias por funcionario competente
Pudimos observar que las conciliaciones bancarias se han elaborado en forma oportuna; sin embargo, al verificar las partidas de conciliación y al aplicar los procedimientos de auditoría que señala nuestro programa observamos importantesdeficiencias:
1. Partidas reportadas por los bancos, no consideradas por la Compañía.
2. Diferencias pendientes de investigar.
3. Elaboraciones a lápiz, mal presentadas e incompletas.
4. Falta de autorización por el señor
5. Incluyen partidas –cheques en tránsito– de considerable antigüedad (ocho meses).
6. Las correspondientes a los bancos X y Z se prepararon comparando los estados de cuenta con...