Observatorio Académico: Una Estrategia Para Administrar Estrategicámente El Fomento A La Permanencia

Observatorio Académico: una propuesta para administrar estratégicamente el fomento a la permanencia Línea Temática (Prácticas para la reducción del abandono: acceso, integración, planificación) Carvajal Olaya, Patricia Montes García, Héctor Hernán Trejos Carpintero, Álvaro Antonio Universidad Tecnológica de Pereira - Colombia e-mail: pacarva@utp.edu.co Palabras clave. Sistema de Alertastempranas, Observatorio Académico, Gerencia Estratégica para Disminuir la Deserción. Resumen. La Universidad Tecnológica de Pereira (UTP) viene desde hace siete (7) años trabajando intensivamente en consolidar una política para el fomento a la permanencia de carácter transversal y sistémica. Este interés la llevó en el 2006 a conformar espacios de retroalimentación para la identificación colectiva de lascausales de deserción y sus posibles soluciones, con miras a la constitución de la denominada “Gerencia estratégica para la disminución de la deserción”. Los acercamientos preliminares lograron poner de relieve el carácter complejo y multifactorial del fenómeno, y sentaron las bases para la definición de las tácticas y programas operativos a implementar en la gerencia. Entre estos programas vale lapena resaltar por su rol integrador el Observatorio Académico, dependencia encargada de gestionar información estratégica para el proyecto de permanencia estudiantil. El observatorio administra una cantidad apreciable de recursos tanto informáticos como humanos, y tiene como función misional: enmarcar la política de permanencia institucional dentro de una cultura del uso de la información y laevaluación, entregando información oportuna y de calidad que oriente la definición y ajuste de las estrategias de intervención. Dada la relativa complejidad que se fue presentando conforme se avanzaba hacia la gestión más concienzuda de los recursos del observatorio y entre los cuales se citan: las pruebas para medir competencias, los aplicativos de consultas de información académica, el sistema dealertas tempranas, el sistema de orientación profesional, entre otros, se tornó obligatoria la creación de estándares y políticas para el trabajo articulado, de modo que se atendieran las necesidades de los diferentes usuarios a saber: Bienestar universitario, los diversos módulos de permanencia, directivas académicas, coordinadores de estrategias y demás. Es así como el grupo de permanenciadefine el correspondiente esquema de operación del Observatorio Académico el cual incluye la documentación de los procesos y procedimientos más críticos que éste administra y los respectivos manuales de funciones por cargos, tanto para el grupo de profesionales de base como para quienes asisten en las diversas gestiones desde las demás dependencias. Para estos efectos la gerencia se ha apoyado en lasherramientas teóricoprácticas de la administración por resultados y en la concepción del observatorio académico como un “sistema suave” desde la perspectiva de Checkland, tomando a consideración que al tratarse éste de un sistema donde la actividad humana juega rol importante, debe ser comprendido en toda su dimensión para un mejor planteamiento de estrategias de cambio.

1. INTRODUCCIÓN Si bienlas instituciones de educación superior (IES) del país han venido dándole cierta preponderancia en los últimos años a la intervención del fenómeno de la deserción, no es posible pensar que la situación ya esté resuelta, pues el problema es multi-causal y debido a su complejidad aun se requieren de enfoques holísticos. Algunas universidades del país, entre ellas la Universidad Tecnológica dePereira (UTP), por solicitud del Ministerio de Educación Nacional (MEN), han iniciado un trabajo colaborativo en red, tendiente a replicar en las diversas IES de Colombia, aquellas experiencias exitosas que se gestaron en universidades pioneras en el tema, todo esto con el fin de robustecer la intervención de la problemática y darle un tratamiento más completo. Observando entonces la importancia que...