oficina blanda

4. La oficina «blanda»
Modelo de funciones (y II)

1. INTRODUCCIÓN

En este capítulo seguiremos con la aplicación de la metodología de sistemas blandos a la oficina. Ya hemos visto cuáles son los sistemas relevantes dentro de ella: Proceso de Información, Comunicación, y Coordinación y Toma de Decisiones. Ahora intentaremos construir un modelo conceptual que refleje estos tres sistemasrelevantes y lo compararemos con la realidad para verificar la validez del modelo.
En una aplicación más concreta, tras esta comparación habría que replantearse, si fuera preciso, los primeros pasos de la metodología, buscando que el modelo conceptual al que se llegue se ajuste a la realidad para que de él podamos obtener datos útiles.
El estudio de cada sistema relevante por separado nosproporcionará además una idea más completa de lo que se hace en una oficina. Pero hay que destacar que, por el momento, no estamos hablando de tecnología. Aunque pudiera parecer que existe un paralelismo evidente entre los sistemas relevantes escogidos y las diferentes tecnologías ofimáticas, con lo que estamos tratando ahora es con la oficina e intentamos llegar a un modelo de ésta, no a un modelo detecnologías. Cuando expliquemos cada sistema relevante esto aparecerá más claro, pero es una distinción que hay que tener en cuenta.
Por último, formalizaremos el modelo y lo analizaremos. En lugar de aplicar los últimos pasos de la metodología (por razones obvias, no podemos implementar los 'cambios factibles y deseables'), compararemos el modelo con otros existentes para poder resaltar lasventajas e inconvenientes que ofrece aquél.
2. MODELO CONCEPTUAL DE LA OFICINA

Como veíamos al desglosar la metodología, una vez nombrado el sistema, hay dos posibles aproximaciones para modelarlo conceptualmente. Se puede modelar en términos de 'estados' o en términos de una transformación realizada por el sistema a una serie de entradas produciendo unas determinadas salidas. En cualquiera de lasdos aproximaciones, lo que se modela es un sistema, de forma que éste realice la transformación especificada en el paso 3. Siguiendo el hilo donde lo dejamos en el capítulo anterior, la oficina la podemos modelar a partir de tres subsistemas: el proceso de información, la comunicación y la coordinación. Cada subsistema se divide en otros tantos, como se puede ver en la figura 4.1, existiendo unaserie de interrelaciones entre ellos que estudiaremos más adelante.
Por razones obvias, el modelo que hemos escogido no refleja un proceso seguido de forma lineal por la información. En la oficina sería totalmente imposible si se pretenden reflejar todas sus características. Se ha preferido, en cambio, delimitar de forma aproximada los diferentes procesos a que se somete la información en cadasubsistema para analizarlos cada uno por separado. El modelo al que hemos llegado, partiendo de la definición de oficina y de las funciones estudiadas en el capítulo anterior, se puede ver en la figura 4.1.



El modelo propuesto pretende recoger lo que se hace en una oficina, agrupando sus tareas en tres grandes categorías. Refleja de forma completa la oficina, en su aspecto más operativo, sinimponer restricciones de ningún otro tipo. Con esta estructura podemos estudiar cada una de las tres categorías sin necesidad de suponer una determinada organización o una determinada actividad dentro de ella. El grado de abstracción mantenido es suficientemente elevado como para que el modelo contenga las definiciones básicas de la operativa en la oficina y establece una relación entre estasdefiniciones, lo que nos va a permitir trazar un mapa de las transformaciones que sufre la información cuando entra en la oficina. Por otro lado, podemos establecer un paralelismo bastante claro entre este modelo y la clasificación de perspectivas de la oficina que propone Hirschheim (1985). Esta clasificación también aparece en el capítulo 'La oficina compleja. Modelo de niveles' y va a ser el nexo de...