Oficina virtual

Introducción

Hablar de como será la oficina del futuro es quizás asumir un riesgo. Los avances tecnológicos han hecho casi imposible aventurarse a predecir cuáles serán los desarrollos que se impondrán en la oficina dentro de 10 o 20 años. Es tan acelerado el ritmo de nuevos inventos y estrategias que ellos no acaban de comprenderse en su totalidad cuando ya son puestos en funcionamiento.En la actualidad las empresas se apoyan fuertemente en diferentes herramientas a fin de facilitar la manera en que se realiza su trabajo y al mismo tiempo incrementar los niveles de desempeño y productividad. En muchas ocasiones desgraciadamente se le apuesta firmemente a la tecnología esperando que ella pueda hacer maravillas y solucionar problemas complicados. Desgraciadamente se le apuesta conlos ojos cerrados, sin bases sólidas. Cabe decir que la moda dentro de las organizaciones representa un papel muy importante. Sin embargo, es muy cierto que la tecnología bien estudiada, planeada y administrada, si produce cambios positivos muy notorios.

Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no estadentro de su oficina puede alcanzar la información que esta dentro de ella. Incluso con los nuevos "Cyber Cafés", donde una persona puede accesar a Internet desde máquinas preinstaladas en el establecimiento o bien llevando su propio notebook y conectándose a la red.

Se dice que usando tecnologías como las empleadas en la oficina virtual (telecomunicaciones avanzadas, multimedia, bases de datos,Internet, Intranet, redes, etc.) se puede incrementar de un 10% a un 20% la productividad del trabajo; la justificación de la aplicación de tecnologías en oficinas debe estar muy bien fundamentada y construirse con bases sólidas.

De alguna manera ya hemos avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran medida por las tecnologías involucradas en la oficina virtual. Aunque en realidadmuchas herramientas que se siguen utilizando son aun de la "primera generación".

Oficina virtual

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
Por otra parte se puede decir que una oficina virtual es un conjunto deherramientas interconectadas que centralizan datos de organización, comunicación y de colaboración, accesibles a todo momento vía diversos canales (Web, WAP, PDA, etc.). Estas herramientas incluyen un calendario, una agenda de direcciones, una mensajería, almacenamiento e intercambio de documentos, foros de discusión, una lista de tareas, etc.
La oficina virtual es una verdadera aplicación enlínea, accesible por el usuario final a partir del modelo Software-as-a-Service (SaaS). La aplicación se utiliza a través de un simple navegador Web, sin ningún otro software específico instalado (plug-ins, etc.). Hasta hoy, la mayoría de las compañías manejaba su propio sistema de organización, comunicación y colaboración internamente (la mensajería, contactos, clientes, documentos, etc.). Estesistema era generalmente cerrado y ligado físicamente a la compañía. Generalmente, no había acceso a estos sistemas desde el exterior de la compañía. Utilizando la tecnología Internet, la oficina virtual propone un nuevo modelo: la centralización de los datos en infraestructuras compartidas permite el intercambio de datos entre compañías y un acceso seguro desde cualquier sitio, en cualquier momento.Este modelo genera reducciones de costos importantes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
Asimismo existen empresas de servicios como un centro de...