oficina

1.- ¿Qué es una Oficina?
La oficina es el lugar de la empresa donde la información emitida recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades u operaciones que en ella se realizan.

2.- ¿Cuales son los medios de comunicación en una Oficina?
Los medios de comunicación son:
 El Teléfono: Es un sistema electromagnético de transmisióndel sonido a distancia, a través de cables conductores o de enlaces de micro ondas.

Técnicas para atender llamadas telefónicas:
 Atender rápida y cortésmente las llamadas telefónicas.
 Identificar la empresa u organismo al contestar el teléfono.
 Prestar atención al mensaje que se recibe para que éste pueda ser transmitido con veracidad.
 La eficiencia en la receptividad telefónica sepone de manifiesto cuando el recepcionista tiene la suficiente capacidad para informar adecuadamente según las situaciones que se le presenten.

 El Fax: Sistema electrónico para envira información impresa o gráfica de un lugar a otro, por medio de una copia o facsímil. Una máquina de fax transmite tonos de audio a través de las líneas telefónicas que se utilizan en una conversación persona apersona.
Funcionamiento básico del fax:
 El fax debe estar conectado a una línea telefónica.
 Para recibir un mensaje el sistema de encendido debe estar en ON y tener cargado el papel de recepción.
 Para enviar un mensaje se inserta el documento en la ranura de alimentación con la cara hacia abajo, se descuelga la bocina telefónica y se marca el número del fax de destino. Una vez recibida laseñal se presiona la tecla START y comenzará la transmisión del documento.
Ventajas del fax:
 Agiliza las operaciones comerciales de la empresa, por ejemplo, se pueden enviar pedidos y órdenes de compra a un proveedor por medio del fax.
 Disminuye considerablemente el tiempo de envió y recepción de correspondencias.
 Permite la reproducción de documentos con gran fidelidad.

 El Télex:Se denomina télex al sistema de comunicación escrita que a través de un teclado dactilográfico convierte en impulsos eléctricos cada letra o símbolo y hace posible su transmisión a larga distancia y su retranscripción en el lugar donde se recibe. La red de télex pone en contacto a los abogados, es decir, a las personas que tienen acceso o poseen teletipos.
 El Telégrafo: Es un sistema detransmisión a distancia de la palabra escrita. Esta comunicación se realiza mediante impulsos eléctricos enviados por cables o a través de ondas radioeléctricas.
 El Correo: Es un servicio público de comunicación prestado exclusivamente por el Estado. Su finalidad es hacer llegar a su destino, información escrita u objetos que se envían entre sí los habitantes de la sociedad. Las personas y las empresasutilizan el servicio de correos para enviar correspondencias y artículos de tamaño y peso limitado.
Los servicios más comunes que presta el correo son:
 Correo ordinario: Es el que se realiza por vía terrestre o marítima. Su transporte es más lento y sus tarifas las más bajas.
 Correo Aéreo: Utiliza el avión como medio de transporte. Esto hace que el servicio sea más rápido y por eso lastarifas son más altas.
 Apartado de correos: Es un servicio especial por el cual la persona adquiere el derecho a que la correspondencia le sea depositada en una casilla o apartado postal.
 Envió contra reembolso: Este servicio consiste en el envió de paquetes cuyo importe de transporte debe ser pagado por el destinatario.
 Giros postales ordinarios o simples: Es el envió de dinero despachadopor correo. A través de un documento escrito que contiene: datos del remitente, datos del beneficiario, valor del giro expresado en letras y en números, datos de la oficina expedidora, fecha del envió y firma del remitente.
 Giro postal telegráfico: Cuando el envió de dinero es urgente, el interesado lo tramita por medio de la oficina telegráfica. En este caso el telegrama sirve de documento...