Oficina

Oficina
Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Losestudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación yla seguridad acústica.
• Organización de la oficina
Al implementar sistemas para mantener organizada su oficina disminuirán los costos de mantenimiento. Compare la organización de su oficina con estos consejos y realice las modificaciones necesarias.
Guarde aquellos insumos que no utiliza todos los días en un lugar que no sea visible
Los montones de papeles, rollos adicionales de cinta y altaspilas de sobres se ven desordenados y esto puede ser un motivo de distracción. Si el espacio lo permite, mantenga los insumos que no utilice en un armario o estante. Almacene lo que no utiliza en forma regular. En su libro "Organizing Your Home Office for Success" ("Organización de su oficina para lograr el éxito"), Lisa Kanarek aconseja cómo mantener su oficina sin obstáculos. Sugiere guardartodos sus cachivaches y lo que utiliza sólo una vez a la semana en áreas secundarias, como un mueble de archivo o un estante. Todo lo que utilice una vez por mes se debe almacenar en un archivo o dejar en un estante. Los artículos que utilice con menor frecuencia deben guardarse en un armario.
Organice los insumos de modo que se pueda acceder a ellos fácilmente
Por ejemplo, no puede ser que tengaque mover dos montones de papel y abrir una caja para obtener una hoja con membrete.
Organice su oficina para que funcione sin dificultades
Si todo se cae cuando saca un libro de su estante o no hay suficiente espacio cerca de la máquina de fax para insertar fácilmente documentos y recoger los que llegan, reestructure su oficina. Estos pequeños obstáculos en el flujo de trabajo se traducen en unapérdida de tiempo y causan tensión.
Cree un basurero "seguro"
Si su desorganización deriva del miedo a tirar cosas que posteriormente podría necesitar, cree un basurero "seguro". En este basurero sólo se bota papel. No se botan ni corazones de manzana, ni tarros de bebida, nada que no quiera ver nuevamente si desea buscar algo en el basurero. Sólo vacíe este basurero cada par de semanas, demodo que tenga un período de gracia durante el cual puede recuperar lo que necesite. Con este sistema, puede ser más fácil para usted botar cosas al basurero.
Cree un sistema para el flujo de información
Piense qué tipo de información, materiales y otros elementos encuentra regularmente. Probablemente, su lista incluirá elementos básicos como correspondencia entrante y saliente, númerostelefónicos, proyectos actuales y materiales que desea guardar, pero que no puede revisar en este momento. Una vez que haya creado su lista, visite una tienda de venta de insumos de oficina con el fin de buscar soluciones para organizar toda su información. Probablemente será difícil encontrar el producto perfecto que satisfaga sus necesidades y puede ser necesario combinar dos productos de la tienda ocomprar un elemento para modificarlo para que se adapte a sus objetivos.
• Archivos en papel
No importa el tamaño de su oficina, siempre se requerirá cierto mantenimiento para que la información esté organizada. A continuación, encontrará algunos consejos para ordenar sus archivos en papel y electrónicos.
Todos saben lo que significa perder tiempo buscando algo en un cajón de archivo. La limpieza...