Oficinas productivas

La mejora continua aplicada a las actividades y procesos administrativos ? burocráticos

1. Introducción
En un mundo de recursos escasos y múltiples necesidades, se hace imperioso el uso óptimo de los mismo. Como bien se define la economía, como la administración de los escasos recursos para la satisfacción de un número infinito de necesidades, es menester lograr dentro de ese marco elaprovechamiento pleno de todos y cada uno de esos limitados recursos.
En la compleja evolución de las actividades económicas no sólo han tenido lugar el desarrollo de los sistemas productivos ya sea de bienes como deservicios, sino que además se han ido ampliando como base de sustentación las actividades administrativo– burocráticas. En gran medida estas son el producto del crecimiento de lasactividades terciarias llámense bancos, seguros, inmobiliarias, consultorías y asesoramiento, como también todas las actividades de oficinas de las empresas manufactureras, ya sea dentro de sus sectores administrativos, como dentro de las áreas productoras de valor agregado.
Las necesidades de mayor información para la toma de decisiones en las empresas, el aumento de la presión estatal en materia deinformación estadística, trámites y cobros impositivos, y el crecimiento del aparato estatal han dado lugar a un aumento desproporcionado y desequilibrante de las tareas administrativo-burocráticas con el consiguiente y elevado desperdicio y despilfarro de recursos entre los que sobresale el recurso tiempo.
Es por tal motivo imperioso establecer un sistema de mejora continua que permita medianteun método disciplinado que comprenda a todos (directivos y trabajadores) y mediante el uso de análisis de tiempos y tareas, planificación, uso de los recursos informáticos, sistemas de diagnósticos, reestructuración organizativa, trabajo en equipo, investigación de operaciones y sistemas de calidad entre otros, lograr incrementar la calidad, laproductividad y la velocidad de respuesta para de esa formareducir progresiva y sistemáticamente el desperdicio producido por las labores administrativas, las cuales en su gran mayoría están comprendida entre las actividades de apoyo sin valor agregado y aquellas que no generan valor agregado alguno. Las de apoyo deben reducirse y las otras ser eliminadas.
Pensemos que gran parte del presupuesto de los organismos de salud y educación se esfuman enactividades improductivas como son las labores oficinescas, y en las empresas privadas el crecimiento y / o desarrollo de las actividades administrativas consumen un elevado nivel de recursos sin generar ingresos como mínimo proporcionales a ese nivel de erogaciones.
Los costes administrativos son elevadísimos; pueden representar hasta el 30% del coste total de una empresa o a veces más. En un estudioclásico realizado por Booz, Allen & Hamilton en 1979, se llegó a la conclusión de que las empresas norteamericanas gastaban alrededor de 800.000 millones de dólares en funciones administrativas. Esto era en 1979, para 1982 el valor estimado se elevó a 1 billón de dólares, lo que representa aproximadamente una tercera parte del producto nacional bruto (PNB) de Estados Unidos.
La cantidad depersonas ocupadas en tareas de oficinas aumenta continuamente. En Estados Unidos, entre los años 1950 y 1960 el número de oficinistas aumentó un 28%, mientras que el de obreros creció sólo un 6%. Por otra parte, los costos de la oficina en Estados Unidos se han incrementado desde un 20-30% al 40-50% del total.
Quizás se piense que las empresas dedican demasiada atención a esta enorme fuente decostes. Sin embargo, tal opinión no es acertada. Hasta la llegada de los sistemas de proceso de datos en la década de los sesenta y de proceso de textos en los años setenta, poco se hizo para transformar las labores administrativas de las empresas y mejorar su eficiencia.
Las empresas no podrían actuar sin las funciones que desempeñan las oficinas. Todas las tareas de planificación y control se...