Oficio

2. El OFICIO

2.1. Definición
Se da el nombre de oficio al documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, solemne, que por lo general es utilizado por embajadas, ministerio, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros, y se lo usa para comunicar disposiciones, llevar a cabo consultas, órdenes, informes o gestiones que van vinculadas con acuerdos, invitaciones otambién para agradecer, invitar y felicitar, entre las más demandados. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.
De manera que, podríamos decir que, es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares. El mismo quetiene cuatro finalidades que son:

Informar.- dar a conocer a la persona cierta información que es de importancia.
Invitar.- vincular a las personas a asistir a un programa o evento.
Pedir.- solicita una asistencia de una persona o recurso pendiente.
Remitir.- reconocer un afecto o felicitaciones a una persona por un logro alcanzado, etc.

El oficio tiene a la vez la función de relacionar alos órganos la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, con lleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
El mismo que se puede dividir en dos niveles diferentes: a nivel externo que es el que establece la comunicación con personas ajenas a laentidad, especialmente aquello que ocupan cargos directos, o, nivel interno que enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

2.2. Tipos de oficio

a) Oficio simple o directo. Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona; por lo general en el caso de una invitación, felicitación, petición, agradecimiento, invitación a eventos actividadesculturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
b) Oficio múltiple. Se utiliza cuando la misma información va dirigida a varios destinatarios, razón por la cual las instituciones o dependencias tienen el número de oficio y dejan puntos suspensivos o el espacio para escribir el nombre y el cargo del destinatario, sólo para colocar cuando el caso loamerite.
c) El texto de este tipo de oficio se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informaciones a diferentes oficinas o despachos de manera simultánea. El trato que se considera en este tipo de oficio es vertical, descendente y horizontal, por cuanto va dirigido a subordinados o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
Es importanterecordar que:
- En el oficio múltiple, el número es el mismo para todos los ejemplares que van a distribuir.
- Se escribe necesariamente la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a constituir la última parte de este tipo de oficio.
Transcripción. Indica la finalidad de este tipo de redacción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio, tal como aparece en el original, en sutotalidad, sin ninguna alteración. Todo el párrafo debe ir, transcrito, entre comillas y fiel al original.

2.3. Estructura del oficio
Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:
a.- Lugar y fecha. Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.
b.- Numeración. En esta parte se escribe, al...