Ofimatica

CAPÍTULO 10 LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS

Los sistemas ofimáticos se utilizan para realizar de forma mecanizada las múltiples tareas de la oficina, generalmente poco estructuradas.

1. la ofimática en la empresa

El termino ofimática se puede definir como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creación de documentos, comunicación y análisis de información de negocios.

La ofimáticaextiende la productividad del equipo de escritorio a la Web, con la modernización de los procesos de trabajo y simplificando la forma en que los individuos comparten, acceden y analizan información de negocios.

Las aplicaciones (software) que se incluyen en la ofimática tienen un amplio ámbito de utilización, por tanto estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática, abarcandoun amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina como:

Automatización de correspondencia

Presentación de informes y propuestas

Creación de documentos para imprimir

Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos, etc.)

Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos)

Control del flujo de trabajo dentro de los distintosdepartamentos

Los sistemas ofimáticos, con la mecanización de las tareas menos estructuradas, complementan a los S.I de gestión, que dan soporte al tratamiento de la información mas estructurada.

Los requerimientos demandados a las aplicaciones ofimáticas son:

Fácil manejo

Interfaz de usuario amigable y personalizable

Necesidad de formación mínima

Compatibilidad con los productos que yase poseen

Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.

Interoperabilidad con otras aplicaciones.

Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

Seguridad de los datos.

Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.

Soporte de losdispositivos requeridos.

Manuales en castellano.

Se distinguen 2 grupos fundamentales dentro de los sistemas ofimáticos:

- Sistemas ofimáticos de trabajo individual. Estos proporcionan al usuario herramientas para

facilitar las tareas que realiza sin interaccionar con otros usuarios. Podemos citar los sistemas de tratamiento de textos, hojas electrónicas, programas de presentaciones.Fueron los primeros en aparecer, y se popularizaron con la generalización del ordenador personal (PC).

- Sistemas de trabajo en grupo. Estos sistemas facilitan el proceso de comparticion de información, especialmente información textual no completamente estructurada entre los distintos usuarios. Pueden estar limitadas a una empresa o unir usuarios entre varias empresas. Estos sistemas se hanpopularizado con la generalización en las empresas de las redes de comunicaciones (LAN y WAN).

2. Evolución de los sistemas ofimáticos

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina, y con este objetivo, aparecieron las primeras maquinas de escribir y calculadoras. Este concepto, hoy en día escompletamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de los ordenadores personales en la oficina. Actualmente cualquier puesto de trabajo en una oficina suele utilizar los sistemas ofimáticos.

Se distinguen las siguientes fases en la evolución de la ofimática:

Primera fase (1975-1980):

La ofimática se componía de elementos aislados, no tenia interrelación entre sí. Esta incipienteofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos (mainframes)

Segunda fase (1980-1990)

Aparecen conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. El inconveniente era tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y la formación costosa. En los últimos años 80 se abaratan los...