Open Km y Open CMS

Tabla de Contenidos






Introducción

Hoy en día es de suma importancia poder contar con una buena metodología para poder mantener el conocimiento con el que cuentan los colaboradores dentro de una compañía u organización, para de esta manera también llevar los procesos de cada departamento de una manera óptima, ya que así se puede asegurar que lo que se requiera se llevará a cabo enun tiempo adecuado, y que lo que se está haciendo va de la mano con todo lo establecido.

Para esto, muchas compañías han definido una serie de pasos o procesos que se seguirán, sin embargo muchas veces esto se convierte en un enigma, ya que no saben cuál es la mejor manera para administrar este conocimiento con el que cuentan sus trabajadores, por lo que muchas veces hacen uso de las diferentesherramientas tecnológicas que se encuentran en el mercado.

Dentro de estas herramientas podemos encontrar el Open KM o el Open CMS, las cuales serán analizadas en el siguiente trabajo, las cuales pueden ser utilizadas como un repositorio de documentos, para que la administración del conocimiento pueda ser más eficiente, y así pueda tenerse una base de conocimientos que pueda ser consultada encualquier momento, y que puede usarse para optimizar los procedimientos en general.

Open KM (Knowledge Management)


Open KM es una aplicación web que se basa en la gestión documental, utilizando estándares y tecnologías Open Source que proporciona capacidades completas de gestión de documentos para controlar versiones, metadatos, escaneo, comentarios o foros. Todo esto para que las personastengan acceso a la información y puedan gestionar de forma más eficiente los recursos humanos de la organización. Este software integra en una sola solución, todas las funcionalidades para colaborar, gestionar y buscar documentos; mejorando su accesibilidad y disminuyendo el almacén de información innecesaria.

Gestión Documental:
Para entender mejor la funcionalidad de Open KM, debemosanalizar lo que es la gestión documental. Como definición tenemos lo siguiente:

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos. (Fuente: Lic. Eudis Jesús Bello J., Gestión Documental – Open KM)

Las empresas tienen varias oportunidades al utilizar la Gestión Documental,entre ellas: mejorar la productividad y servicios hacia sus clientes, optimizar y organizar los documentos, aligerar la estructura de costos, permitir agilidad y control sobre los gastos, mejora del alojamiento de recursos y servicios ofrecidos, además de la monitorización permanente de éxitos y fracasos a la hora de implementar un nuevo sistema.


Descripción de Open KM:
Todos los colaboradoresde las empresas producen muchos documentos, imágenes y los guardan, ya sea en formato electrónico, en carpetas en su computador o en correos. Sin embargo, cuando necesitan de la información, deben emplear mucho tiempo en su búsqueda. Open KM permite crear un espacio para almacenar la información corporativa para la creación de conocimiento.

Características
Recopilar información:
Se puedecapturar la información desde correo electrónico, Microsoft Office, OpenOffice, PDF, Auto CAD. Luego la misma puede ser visualizada utilizando un espacio de trabajo. A los usuarios se les permite explorar y modificar la información desde una misma aplicación. También podrán editar la información y vincularla con algún otro documento que se le llamará material de apoyo.

Colaborar, compartir ytrabajar juntos:
Permite a los usuarios distribuir la información de manera eficiente para resolver problemas. Se puede compartir a través de carpetas compartidas, foros de discusión, anotaciones, chats o correo electrónico.

Convertir el conocimiento en acción:
Ayuda a la organización a aprovechar el potencial del conocimiento con solo un clic, mejorando la productividad del personal mediante...