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Curso: Excel 2010 (Avanzado)

Validación de datos:
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validación a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a lapestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto ypersonalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos: donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Elaborado y revisado por Miguel Córdova 1

Curso: Excel 2010 (Avanzado)Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a lacelda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Ejemplo 1: Validar los datos, de tal manera que el código es un texto de 5 caracteres, la edad debe ser un número entre 18 a 40 años, ylas notas valores de 1 a 20 y la fecha de evaluación en fechas comprendidas del 1 al 30 de noviembre de 2009
Notas primera unidad 123 14 134 12 13 19 200 13 14 5 Notas segunda unidad 14 12 10 20 145 145 124 17 18 8 Fecha de evaluación 18/10/2009 20/11/2009 18/11/2009 16/08/2009 30/11/2009 18/10/2009 19/11/2002 20/11/2009 18/10/2009 22/11/2010

Código A123D D345G ASW34D AS123E A234D AS234 SD2345AWE234 SADWE SDA123

Nombre Luis Santana Marco Dávila Fernanda Siuce Kilmer Vila Damián Balvín Gerardo Huamán Joaquín Quinteros Luis Palomino Martha Aponte William Pecho

Edad 223 18 24 36 183 2435 334 24 21 224

Elaborado y revisado por Miguel Córdova

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Filtro de datos:
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados enla tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botónFiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde sedespliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para...