Operadora Telefónica

Páginas: 11 (2641 palabras) Publicado: 19 de marzo de 2014
COMO CONTESTAR EL TELEFONO DE UNA MANERA PROFESIONAL

Poseer habilidades de un profesional del teléfono puede ayudarle a tener éxito en el mundo de los negocios, ya sea si usted representa a una pequeña empresa, proporciona información para una institución financiera o actúa como primera línea de comunicación para una gran corporación. Una forma profesional de atender el teléfono en unacomunicación de negocios mantiene todo claro entre ambas partes. "Comunicarse de forma clara y escuchar de manera efectiva son los pilares fundamentales de las relaciones leales. Cuando las personas no pueden ver a la persona en el otro extremo del teléfono, una actitud confiada y con capacidad les permite saber que están tratando con un profesional.

Tómese su tiempo para recoger el receptor de unallamada entrante. Apresurarse a contestar el teléfono cuando usted NO está listo, indica a la persona en el otro extremo que NO está preparado para tomar la llamada. Deje que el teléfono suene una vez o dos veces antes de recogerlo y respire profundamente para prepararse para la llamada.

Cite la organización que usted representa y su nombre. Éste momento es importante ya que transmite lainformación más básica a la otra parte y elimina cualquier duda sobre si es el número correcto.

Escuche cuidadosamente a la persona que llama. Espere hasta que termine de hablar para responder y asegúrese de que entiende sus preguntas antes de contestar. Aclare cualquier detalle de las preguntas del interlocutor si no está seguro.

Hable despacio cuando responde a la persona que llama. Tengaconfianza en sus respuestas. Escoja su lenguaje con cuidado, ya que la jerga o palabras indecisas pueden llevar la persona que llama a dudar de su experiencia. Pregunte a la persona que llama si se entiende la información que usted proporciona.

Pida permiso antes de poner una llamada en espera. Agradezca a la persona que llama por su paciencia y dígale cuánto tiempo tendrá que esperar. Solicitela aprobación para el reenvío de mensajes o buscar una consulta, ya que eso le dará la opción a la persona que llama de aguardar en línea o no.

Compruebe que la persona que llama comprendió la información que usted proporciono. Revise fechas y horas importantes. Pregunte a la persona que llama si puede ser de más ayuda antes de terminar la llamada. Agradezca a la persona que llama a laterminación de la llamada. Es importante eliminar las distracciones como música, comida, para centrarse en la llamada y dar la respuesta de una manera profesional.

COMO LLEVAR A CABO UNA CONVERSACION TELEFONICA. Las conversaciones telefónicas, tanto como el correo electrónico, mensajes de texto y mensajes instantáneos, no siempre son fáciles y algunas veces provocan malestar y confusión entre losparticipantes. Los participantes de la conversación no pueden ver las caras o el lenguaje corporal que permite descifrar la intención de una declaración ambigüa. Es fácil evitar estos problemas si se desarrollan buenos hábitos para la toma de una conversación telefónica.
Mantén el auricular del teléfono cerca de la boca y elimina cualquier alimento o goma de mascar de la boca. Esto asegurará que lapersona en el otro extremo escuche con claridad. La conversación no puede ni siquiera empezar si la persona llamada no puede oír o entender lo que dices.
Debes darle a la persona que se encuentra del otro lado de la línea tu atención. Evita leer mensajes de correo electrónico, los libros, mensajes de texto mientras estás en la conversación. La persona en el otro extremo de la línea será capazde discernir tu falta de atención a través de tus respuestas cortas, con tono desinteresado. Si esperas una llamada importante, explica a la otra persona al principio de la conversación que puedes tener que cortar la llamada en breve.

Sonríe mientras hablas. El calor de tu sonrisa se transmitirá a través de tu voz, a la persona en el otro extremo.



EL ARTE DE HABLAR POR TELEFONO...
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