Optimización del uso del correo electronico

Mejoramiento Profesional

Optimización del uso del e-mail en el trabajo
Juan Carlos Jiménez Cograf Comunicaciones Junio 2009
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Verbos para orientar esta sesión
Escuchar Para ver mejor las oportunidades. Reflexionar Para estimular tu creatividad y excelencia intelectual. Participar Para queel aprendizaje sea interesante para ti. Disfrutar Un reconocimiento a tu potencial.
El aprendizaje es un regalo.

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En la actualidad
El correo electrónico cada vez influye más en tu reputación como profesional y como persona (la favorece o la perjudica).
Reputación: Confianza,credibilidad, respeto, atención, aprecio...

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¿Por qué optimizar el uso del e-mail?
• Porque cada día tiene más importancia en tu trabajo. • Asumimos que saber escribir es, automáticamente, saber informar o comunicarse. • Puede ser más difícil dominar correctamente la comunicación escrita que laverbal y la no verbal. • Las rutinas laborales no facilitan ver el impacto económico y emocional que pueden tener los mensajes escritos.

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Objetivos de este entrenamiento
• Ayudarlos a cuidar su imagen personal cuando usan el e-mail. • Ayudarlos a mejorar la efectividad y la gerencia de suscorreos electrónicos. • Promover en CINEX el uso de buenas prácticas y protocolos relacionados con el e-mail.

¿Qué significa ser "más efectivos" con el e-mail?

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Singularidades del correo electrónido
¿Qué es lo que más les gusta del e-mail?

Amor

Odio
¿Qué es lo que menos les gustadel e-mail?

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Pensamientos de los remitentes
Justo al enviar sus e-mail: • "¿Ya habrán leido el e-mail?" • "¿Le habrán hecho caso?" • "¿Lo habrán entendido todo?" • "¿Habrán captado la urgencia?" • "¿Qué no habrán captado?" • "¿Cómo se lo habrán tomado?" • "¿Llamaré?... Llamarán..."CINEX: O ptim izació n del uso del e-m ail en el trabajo / Juan Carlos Jim é nez - Junio 2009

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Pensamientos de los destinatarios
Al recibir los e-mail (sin leerlos): • "Cónchale... Otro e-mail de..." • "¿'Importante'?... ¿Y lo que hago?" • "Lo reviso en lo que pueda" • "Aún no tengo tiempo de leerlo" • "Seguro es otra pérdida de tiempo" • "¿Llamaré?... Llamarán..."

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¿Qué tienen en común estas inquietudes?
• "Tengo que salir de este asunto de una vez por todas" • "Por si a las moscas, tengo que dejar esto por escrito" • "Otra vez tengo que repetir este e-mail: Qué fastidio!" • "Con este mensaje se van a molestar y me van a llamar"

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El peso del ego en el e-mail
• Tendemos a actuar de manera mecánica e impulsiva con el correo electrónico. • Nos resulta difícil controlar nuestra propia perspectiva de lo que comunicamos. • No estamos habituados a detenernos para considerar qué estarán haciendo nuestros destinatarios o cómo podrían interpretar cada mensajeque les enviamos.

El control del ego requiere de más maduréz.

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Cuando escribimos un e-mail
• Escuchamos el tono de nuestra voz, pero no nos acordamos que los destinatarios no pueden escucharlo. • Sobrestimamos nuestra capacidad de transmitir o interpretar por escrito la intención y el...