OPTIMIZACION DE PROCESOS


I. OPTIMIZACION DE PROCESO - SUTRAN


A. SITUACION ACTUAL

Para permitir el correcto desarrollo y ejecución del procedimiento para la administración de las Actas de Control Conformes en la SUTRAN, se plantea una optimización del proceso que se ejecuta al respecto.

En ese sentido mediante Resolución de Concejo Directivo Nº 24 – 2013 – SUTRAN/01.1 de fecha 26 de Febrero del 2013, laSUTRAN aprueba el procedimiento Nº P-104-2013-SUTRAN/07.1-001, “Administración de las Actas de Control Conformes impuestas por los Inspectores de la SUTRAN”.

Al respecto y de acuerdo a lo informado por la Unidad de Estadística de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la cantidad de Actas de Control conformes entre los años 2010, 2011, 2012 y de enero a octubre de 2013, es la siguiente:La información referida corresponde a Actas de Control Conformes impuestas a nivel nacional, incluyendo las 10 Regiones en las que SUTRAN tiene presencia. Actualmente no se cuenta con información detallada sobre la cantidad de Actas Conformes que existen por Región.


B. PROBLEMAS EN EL TRATAMIENTO DE LAS ACTAS (PASIVO):
Se ha realizado un análisis del estado situacional en Regiones yOperadores de Base de Lima, en el que se detecto los siguientes problemas que afectan directamente al cumplimiento de la digitalización de las Actas de Control Conformes que conforman el pasivo:
i. Los escáneres con los que cuentan las Regiones y Lima, son equipos de bajo rendimiento que pueden escanear menos de 7 actas continúas en un aproximado de 3 minutos (considerando la colocación de las actas,escaneo, edición y nombre). Es decir actualmente el escaneo de un Acta Conforme se tarda 0.42 segundo. En función al total de ACC que posee SUTRAN, se tendría que invertir 52 902 horas para culminar el proceso de escaneo de las ACC del pasivo, lo que traducido en años haría un total de 6 años
ii. Tiempo de trabajo proyectado varía negativamente si no se cuenta con el apoyo de los operadores debase, ya que sería mayor la demora para las regiones que no cuentan con base y el proceso debe ser ejecutado por el apoyo administrativo, que a diferencia de los operadores de base que tienen 3 turnos en los que trabajan personas distintas, es una sola persona que trabaja 8 horas al día.

iii. Otra variable vital en perjuicio de la demora de la digitalización del pasivo que cuenta SUTRAN, se tieneque el tiempo dedicado a esta actividad, se disminuirá cuando:
1) En caso que los apoyos administrativos tengan que darle mayor tiempo a:

a. Atención al Ciudadano: recepcionando partes diarios, quejas o brindando información. Esta carga se incrementa cuando se aprueban programas de saneamiento de deudas.

b. Incremento de llamadas telefónicas: esta variable dependerá de la carga que tengaSUTRAN para iniciar procesos de selección o para elaborar cuadros de necesidades.

c. Registro de Actas de Control No Conformes, el registro de las Actas de Control No Conformes en las regiones que no cuentan con operadores de base, se incremente y ocupa la mayoría del tiempo, cuando se aplican programas de viaje seguro o se incrementa la fiscalización por feriados o fines de semana largos.d. Emisión de Cuadros Consolidados: continuamente se requiere a los apoyos administrativos emitan cuadros consolidados de producción intervenciones y demás.

2) En caso que los Operadores de Base tengan que darle mayor tiempo a:

a. Atención de llamadas a los teléfonos de quejas y denuncias.

b. Atención de consultas a los inspectores de campo

c. Verificación de los registrosadministrativos del MTC

d. Ingreso de Actas de Control No Conformes en el SISCOTT

e. Emisión de Reportes de Accidentes

f. Emisión de Reportes de Asaltos

g. Emisión de Cuadros Consolidados de Producción

h. Emisión de Consolidados de ocurrencias diarias


En base a la información plasmada, el Grupo de Trabajo, concluye que no es posible que SUTRAN utilizando su propio recurso humano,...