Optimizacion del planteamiento del problema

Í N D I C E
*I.-*IDEA*:* *DEFINIR ESTRATEGIA*S* PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION *DE LA INFORMACIÓN *RECIBIDA EN EL * *Órgano Interno de *Control en Pemex Petroquímica, QUE PERMITAN MEJORAR LA GESTION INSTITUCIONAL DE LOS ASUNTOS RESPONSABILIDAD DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.
I.1.- TEMA: “OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION DE LOS ASUNTOS RESPONSABILDIAD DEL ÓrganoInterno de Control en Pemex Petroquímica”.
II.-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
El manejo de información que recibe el Órgano Interno de Control en Pemex Petroquímica, se caracteriza por su diversificación en los asuntos, lo cual lo hace complejo. Es necesario señalar que este Órgano Fiscalizador estructuralmente está conformado porcuatro áreas, Área de Auditoría Interna, Área deResponsabilidades y Quejas, Área de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública y Área de Apoyo Administrativo.
El tipo de información que se recibe consiste en solicitudes de información de la Secretaría de la Función Pública, quejas y denuncias, peticiones, solicitudes de información por parte de la Entidad, así como de otros organismos externos, información derivada de las revisiones deauditoría, revisiones de control, e información inherente al Organismo relacionada con el ámbito administrativo, entre otras. Esta diversificación provoca una problemática y fallas en cuanto a la organización, recepción, análisis, clasificación y turno para el manejo de la información, mismos que conllevan a pérdidas de tiempos, duplicidad de trabajos, uso de recursos innecesarios y uso inadecuado yfalta de aprovechamiento de los medios electrónicos existentes.
Existe un proceso de gestión de la información inadecuados, principalmente en la logística de distribución de la información, además de la carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa que estángenerando ineficiencias en todo el proceso, ya que la información no fluye correctamente al ser turnadosal Órgano Interno de Control.
Este problema es básicamente por que en los procesos diseñados, no existe un flujo de información entre los departamentos. Los procesos se habían definido por cada uno de los departamentos habiendo diseñado procesos estancos que generan ineficiencias cuando el proceso cruza por varias áreas.
Por ejemplo, en esta área, en el análisis de este proceso, seencontraron documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos antes de que pudiera llegar a su destino final, lo que ocasiona grandes desfasamientos e incumplimiento en la atención de los asuntos.
Existenclaras ineficiencias debido al modelo de información empleado por el software de gestión recientemente implantando en la empresa y que no cubre en su totalidad, lasnecesidades de información del Órgano Interno de Control, provocando procesos manuales y duplicidades de tareas entre departamentos., reflejándose así en tiempos muertos del personal y un desaprovechamiento de los equipos asignados.
Con el presente proyecto, se busca optimizar el sistema de control de gestión que actualmente se lleva a cabo en el Órgano Interno de Control, basándose en estrategias parael control de la información recibida, mismas que coadyuvarán a mantener la información disponible en tiempo y forma, accesibilidad para la localización de documentos anteriores, monitoreo y seguimiento de asuntos correspondientes a cada área y la seguridad en el resguardo de información así como la reducción de gastos y el adecuado uso de los recursos con que ya se cuentan.
Para la atencióndel control digital, se cuenta actualmente con una herramienta tecnológica para la gestión administrativa que procesa toda la información que entra en esta área, también nos auxiliamos de equipos como: escáner, impresoras, multifuncionales de copiado y una persona en oficialía de partes quien recibe toda la información que ingresa al área así como cuatro personas mas, una en cada departamento....