Optimización de un arxivo de expedientes
Páginas: 14 (3350 palabras)
Publicado: 20 de noviembre de 2011
SISTEMA INFORMATITZAT D’ARXIVAMENT I CERCA (SIAC)
(VERSIÓ 27.6.2004)
L’OBJECTIU PRINCIPAL D'AQUEST PROJECTE ÉS SABER ON ÉS CADA EXPEDIENT O FRACCIÓ D’ELL, APROFITANT AL MÀXIM L’ESPAI D’EMMAGATZEMATGE DISPONIBLE, TEÒRICAMENT UN 100%.
AL MATEIX TEMPS, S’INFORMATITZA TOT EL PROCÉS DE FORMA VERSÀTIL, FLEXIBLE I ESCALABLE PROCURANT LA MÍNIMA INTERVENCIÓ MANUAL I EVITANT ELS ERRORS AL MÀXIM.
LALOCALITZACIÓ AUTOMATITZADA DELS EXPEDIENTS OBRE ALTRES POSSIBILITATS DE MILLORAMENT DE TOT EL PROCÉS D’ARXIVAMENT.
l’ATENCIÓ AL CIUTADÀ I ALS USUARIS INTERNS ES VEURÀ DIRECTAMENT BENEFICIADA GRÀCIES A LA MAJOR VELOCITAT EN LA CERCA I LA SEGURETAT EN L’ARXIVAMENT.
OBSERVACIÓ: QUAN ES PARLA DEL CONCEPTE EXPEDIENT, ES REFEREIX A QUALSEVOL DOCUMENT O CONJUNT D’ELLS QUE ESTIGUIN EMMAGATZEMATS EN UNARXIU, MÉS QUE EN UNA BIBLIOTECA. ENCARA QUE AQUEST SISTEMA PROPOSAT TAMBÉ ES PODRIA ADAPTAR A CERTS TIPUS DE BIBLIOTEQUES.
SIGLES UTILITZADES:
(EL DOCUMENT WORD PERMET CONSULTAR LES DEFINICIONS D'AQUESTES SIGLES CLICANT A SOBRE DELS CORRESPONENTS HIPERTEXTS, SUBRATLLATS EN COLOR BLAU, AL LLARG DEL TEXT)
AP-DGU: ARXIU DE PLANEJAMENT DE LA DIRECCIÓ GENERAL D'URBANISME (DGU) DEL DEPARTAMENTDE POLÍTICA TERRITORIAL I OBRES PÚBLIQUES (PTOP)
BD: BASE DE DADES
BD-ARXEXP: BASE DE DADES DE L’ARXIU D'EXPEDIENTS
BD-GEU: BASE DE DADES DE GESTIÓ D'EXPEDIENTS URBANÍSTICS DE LA DGU - PTOP
COMPACTUS: PRESTATGERIES MÒBILS
LGP: LECTOR-GRAVADOR PORTÀTIL
PC: ORDINADOR PERSONAL
RFID: IDENTIFICACIÓ PER RADIOFREQÜÈNCIA
SIAC: SISTEMA INFORMATITZAT D’ARXIVAMENT I CERCA
TMR: TARGETESMAGNÈTIQUES REGRAVABLES
UML: UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT (PRESTATGE DE CAPSES, CONTENIDOR DE CARPETES, ETC.)
UME: UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE DE L’EXPEDIENT (CAPSA, CARPETA, ETC.)
WI-FI: XARXA LOCAL SENSE CABLES (TAMBÉ CONEGUT COM TECNOLOGIA WIRELESS O BLUETOOTH)
CONCEPTES
UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE DE L’EXPEDIENT (UME)
LA VERSATILITAT D’AQUEST MÈTODE ADMET LAUTILITZACIÓ TANT DE CARPETES COM DE CAPSES.
EN EL CAS D’EXPEDIENTS DE MOLT VOLUM, ÉS MILLOR UTILITZAR CAPSES (LES QUE PER A CADA EXPEDIENT) I DE CARPETES EN EL CAS D'EXPEDIENTS PETITS (UN EXPEDIENT, UNA CARPETA).
EN EL CAS PARTICULAR DE L'AP-DGU, S'UTILITZEN CAPSES NORMALITZADES, DE DIFERENTS MIDES D'AMPLADA (3, 5, 10, 15 CM), EL NOMBRE NECESSARI SEGONS LA GRANDÀRIA DE L'EXPEDIENT.
EN ALTRESARXIUS ES FAN SERVIR CARPETES, PERQUÈ ELS EXPEDIENTS CONSTEN DE POCS FULLS.
TANT LES CAPSES COM LES CARPETES, NO TENEN UN LLOC FIX D'UBICACIÓ, AQUEST POT SER DIFERENT CADA VEGADA QUE SURTIN I TORNIN A ENTRAR A L'ARXIU. LES CAPSES D'UN MATEIX EXPEDIENT TAMPOC TENEN PER QUÈ SER CONTIGÜES.
UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT (UML)
ÉS QUALSEVOL UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ QUES’UTILITZI, ON S'UBIQUI LA UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE UME, CONTENINT L’EXPEDIENT.
EN EL CAS PARTICULAR DE L'AP-DGU, SÓN PRESTATGERIES DINTRE DELS MÒDULS DEL COMPACTUS, PERQUÈ ES TREBALLA AMB CAPSES COM A UML. ES POT ACOTAR AMB MÉS PRECISIÓ PER FILERES I SECTORS DE PRESTATGERIES.
SI S'HA DE TREBALLAR AMB CARPETES, SEMBLA LÒGIC DONAR-LES CONSISTÈNCIA POSANT-LES DINTRE DE CONTENIDORS MÉS RÍGIDS, AMBCAPACITAT PER UNES QUANTES CARPETES.
TANT ELS SECTORS DE PRESTATGERIES COM ELS CONTENIDORS, SÓN UBICACIONS INAMOVIBLES AMB UNA LOCALITZACIÓ PERFECTAMENT DEFINIDA. PER AIXÒ, ES CREARÀ UNA CODIFICACIÓ QUE DEFINEIXI EXACTAMENT CADA UML.
PER EXEMPLE, LA CODIFICACIÓ DE LES TMR ADHERIDES A CADA UML, PODRIA SER: “AABBCCDEEFFGG”, ON:
AA ÉS L’ARXIU (01: ARXIU CENTRAL, 02: ARXIU DIRECCIÓ GENERAL,ETC.)
BB ÉS L’INDRET (01: SUBTERRANI X CONSELLERIA, 02: PLANTA BAIXA CONSELLERIA, 03: STA.PERPÈTUA, ETC.)
CC: CODI DEL COMPACTUS (01 A 99)
D: PRESTATGEIA ESQUERRA O DRETA
EE: FILERA
FF: SECTOR
GG: LOCALITZACIÓ MÍNIMA (SUBSECTOR, CONTENIDOR, ETC.)
PROGRAMARI
BASE DE DADES DE L’ARXIU D'EXPEDIENTS (BD-ARXEXP)
AQUESTA BD CONTINDRÀ LA INFORMACIÓ MESTRE QUE ES COMPLEMENTA AMB LA...
(VERSIÓ 27.6.2004)
L’OBJECTIU PRINCIPAL D'AQUEST PROJECTE ÉS SABER ON ÉS CADA EXPEDIENT O FRACCIÓ D’ELL, APROFITANT AL MÀXIM L’ESPAI D’EMMAGATZEMATGE DISPONIBLE, TEÒRICAMENT UN 100%.
AL MATEIX TEMPS, S’INFORMATITZA TOT EL PROCÉS DE FORMA VERSÀTIL, FLEXIBLE I ESCALABLE PROCURANT LA MÍNIMA INTERVENCIÓ MANUAL I EVITANT ELS ERRORS AL MÀXIM.
LALOCALITZACIÓ AUTOMATITZADA DELS EXPEDIENTS OBRE ALTRES POSSIBILITATS DE MILLORAMENT DE TOT EL PROCÉS D’ARXIVAMENT.
l’ATENCIÓ AL CIUTADÀ I ALS USUARIS INTERNS ES VEURÀ DIRECTAMENT BENEFICIADA GRÀCIES A LA MAJOR VELOCITAT EN LA CERCA I LA SEGURETAT EN L’ARXIVAMENT.
OBSERVACIÓ: QUAN ES PARLA DEL CONCEPTE EXPEDIENT, ES REFEREIX A QUALSEVOL DOCUMENT O CONJUNT D’ELLS QUE ESTIGUIN EMMAGATZEMATS EN UNARXIU, MÉS QUE EN UNA BIBLIOTECA. ENCARA QUE AQUEST SISTEMA PROPOSAT TAMBÉ ES PODRIA ADAPTAR A CERTS TIPUS DE BIBLIOTEQUES.
SIGLES UTILITZADES:
(EL DOCUMENT WORD PERMET CONSULTAR LES DEFINICIONS D'AQUESTES SIGLES CLICANT A SOBRE DELS CORRESPONENTS HIPERTEXTS, SUBRATLLATS EN COLOR BLAU, AL LLARG DEL TEXT)
AP-DGU: ARXIU DE PLANEJAMENT DE LA DIRECCIÓ GENERAL D'URBANISME (DGU) DEL DEPARTAMENTDE POLÍTICA TERRITORIAL I OBRES PÚBLIQUES (PTOP)
BD: BASE DE DADES
BD-ARXEXP: BASE DE DADES DE L’ARXIU D'EXPEDIENTS
BD-GEU: BASE DE DADES DE GESTIÓ D'EXPEDIENTS URBANÍSTICS DE LA DGU - PTOP
COMPACTUS: PRESTATGERIES MÒBILS
LGP: LECTOR-GRAVADOR PORTÀTIL
PC: ORDINADOR PERSONAL
RFID: IDENTIFICACIÓ PER RADIOFREQÜÈNCIA
SIAC: SISTEMA INFORMATITZAT D’ARXIVAMENT I CERCA
TMR: TARGETESMAGNÈTIQUES REGRAVABLES
UML: UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT (PRESTATGE DE CAPSES, CONTENIDOR DE CARPETES, ETC.)
UME: UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE DE L’EXPEDIENT (CAPSA, CARPETA, ETC.)
WI-FI: XARXA LOCAL SENSE CABLES (TAMBÉ CONEGUT COM TECNOLOGIA WIRELESS O BLUETOOTH)
CONCEPTES
UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE DE L’EXPEDIENT (UME)
LA VERSATILITAT D’AQUEST MÈTODE ADMET LAUTILITZACIÓ TANT DE CARPETES COM DE CAPSES.
EN EL CAS D’EXPEDIENTS DE MOLT VOLUM, ÉS MILLOR UTILITZAR CAPSES (LES QUE PER A CADA EXPEDIENT) I DE CARPETES EN EL CAS D'EXPEDIENTS PETITS (UN EXPEDIENT, UNA CARPETA).
EN EL CAS PARTICULAR DE L'AP-DGU, S'UTILITZEN CAPSES NORMALITZADES, DE DIFERENTS MIDES D'AMPLADA (3, 5, 10, 15 CM), EL NOMBRE NECESSARI SEGONS LA GRANDÀRIA DE L'EXPEDIENT.
EN ALTRESARXIUS ES FAN SERVIR CARPETES, PERQUÈ ELS EXPEDIENTS CONSTEN DE POCS FULLS.
TANT LES CAPSES COM LES CARPETES, NO TENEN UN LLOC FIX D'UBICACIÓ, AQUEST POT SER DIFERENT CADA VEGADA QUE SURTIN I TORNIN A ENTRAR A L'ARXIU. LES CAPSES D'UN MATEIX EXPEDIENT TAMPOC TENEN PER QUÈ SER CONTIGÜES.
UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT (UML)
ÉS QUALSEVOL UNITAT MÍNIMA DE LOCALITZACIÓ QUES’UTILITZI, ON S'UBIQUI LA UNITAT MÍNIMA D’EMMAGATZEMATGE UME, CONTENINT L’EXPEDIENT.
EN EL CAS PARTICULAR DE L'AP-DGU, SÓN PRESTATGERIES DINTRE DELS MÒDULS DEL COMPACTUS, PERQUÈ ES TREBALLA AMB CAPSES COM A UML. ES POT ACOTAR AMB MÉS PRECISIÓ PER FILERES I SECTORS DE PRESTATGERIES.
SI S'HA DE TREBALLAR AMB CARPETES, SEMBLA LÒGIC DONAR-LES CONSISTÈNCIA POSANT-LES DINTRE DE CONTENIDORS MÉS RÍGIDS, AMBCAPACITAT PER UNES QUANTES CARPETES.
TANT ELS SECTORS DE PRESTATGERIES COM ELS CONTENIDORS, SÓN UBICACIONS INAMOVIBLES AMB UNA LOCALITZACIÓ PERFECTAMENT DEFINIDA. PER AIXÒ, ES CREARÀ UNA CODIFICACIÓ QUE DEFINEIXI EXACTAMENT CADA UML.
PER EXEMPLE, LA CODIFICACIÓ DE LES TMR ADHERIDES A CADA UML, PODRIA SER: “AABBCCDEEFFGG”, ON:
AA ÉS L’ARXIU (01: ARXIU CENTRAL, 02: ARXIU DIRECCIÓ GENERAL,ETC.)
BB ÉS L’INDRET (01: SUBTERRANI X CONSELLERIA, 02: PLANTA BAIXA CONSELLERIA, 03: STA.PERPÈTUA, ETC.)
CC: CODI DEL COMPACTUS (01 A 99)
D: PRESTATGEIA ESQUERRA O DRETA
EE: FILERA
FF: SECTOR
GG: LOCALITZACIÓ MÍNIMA (SUBSECTOR, CONTENIDOR, ETC.)
PROGRAMARI
BASE DE DADES DE L’ARXIU D'EXPEDIENTS (BD-ARXEXP)
AQUESTA BD CONTINDRÀ LA INFORMACIÓ MESTRE QUE ES COMPLEMENTA AMB LA...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.