Oraginizacion de eventos

6/oct2011
Organización de eventos socio culturales y negocios
“Nuestra labor es poner atención hasta en el más mínimo detalle. Al final esto….. hace la diferencia.”

Adriana Olivares Sierra

Organización de eventos socio culturales y de negocios

Un evento es un suceso muy importante programado. Este motivado por alguna celebración ya sea una boda, bautizo, o alguna empresa, graduaciónetc... Este suele realizarse en el contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo. Por otra parte no importa que tan pequeño sea el evento siempre es muy importante tener en cuenta cada uno de ellos porque todos son importantes.
Un evento ofrece un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y los desarrollos que cubren los encuentros destinados a lascelebraciones sociales o empresariales estos eventos tienen que tener una buena presentación, planificación y una correcta producción.
En el evento se llevan a cabo con un objetivo de respetar una serie de ritos trasmitidos por diferentes tradiciones o por distintas convecciones acordadas para tener un mayor intercambio en todo tipo de relaciones por lo tanto es importante tener un proceso yplanificar cada una de las acciones.
Cada evento es diferente a mucha gente no le gustan las mismas cosas por lo cual debemos de conocer o que nos informen como es exactamente lo que necesitan. Tenemos que saber qué clase de evento es dentro del grupo social de cada uno.
Una vez que tengamos todo esto. El principal objetivo será el mayor éxito de la reunión para la comodidad de los invitados y losanfitriones.

Coordinador eventos socioculturales y de negocios

Esta es la persona mas importante de la empresa ya que estará en contacto directo con el cliente y a la vez, coordinará el buen desempeño del evento.

Su trabajo consiste en los siguientes puntos:
1 Evaluar, razonar y ver la vialidad de un evento de acuerdo a la idea básica y al presupuesto del cliente
2 Dar las mejoresopciones de acuerdo a los puntos anteriores al cliente
3 Hacer la presentación de un presupuesto
4 Dar seguimiento al mismo
5 Al recibir el OK del cliente, realizar y adecuar un presupuesto en el que cubra tanto al cliente como a la empresa
6 Enviar el contrato y recibir los pagos para el pago de proveedores y de rentas de ser necesario
7 Revisar con el cliente punto a punto y conlos tiempos medidos sobre el evento
8 Entregar al cliente el evento ya montado y revisar si hay cambios de último momento
9 Estar durante todo el evento visible al cliente y a sus órdenes
10 Evaluar al final del evento el resultado del mismo.

1.- En el punto de evaluar, razonar y ver la vialidad del evento de acuerdo al presupuesto del cliente, se le considera uno de los puntosmas importantes porque la mayoría de las veces, el cliente tiene ideas que en algunas ocasiones ha tomado de películas o novelas románticas que ha leído o visto. Eso no es malo. Es todo lo contrario pero es importante hacerle ver que las cosas cuestan y que hay ideas que simplemente, se llevarían el total de su presupuesto. Se le tiene que ofrecer al cliente lo más parecido a su idea cuidando queno se sienta ni ofendido ni menospreciado. Al contrario, se deberá de buscar darle lo mas por lo menos. Existe la posibilidad de que el cliente no tenga problemas económicos y este es el caso en el que el mayor problema es para el coordinador de eventos ya que tendrá que echar a volar su imaginación para poder acercarse a lo que el cliente quiere….ese es un cliente que existe pero que quedan muypocos.

2.- Dar las mejores opciones de acuerdo a los puntos anteriores. En muchas ocasiones el cliente tiene una idea que solamente se puede realizar en Ciudades por ejemplo. Es el caso de que si el evento es en Agosto en una alberca por la tarde en Los Cabos, lógicamente que no solicitará comida caliente y que los clientes vista de traje. Adecuaremos sus ideas al lugar en donde se puede...