ORATORIA

. CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS Y EL MAESTRO DE CEREMONIAS:
CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS
El éxito de una ceremonia depende de la actitud profesional, la creatividad y los buenos modales de los organizadores, de la motivación, el respeto y los buenos modales de los asistentes y de la amabilidad y la cortesía de los anfitriones. En la organización de actividades protocolares se debe tener en cuenta losiguiente:
• El propósito y la formalidad de la actividad.
• La fecha o fechas a realizarse.
• El numero de invitados (participantes) y la lista.
• El presupuesto a utilizarse.
• El lugar, el tamaño del lugar, la iluminación, la comodidad de las sillas y la operatividad del equipo audio visual.
• El equipo humano para organizar y conducir la ceremonia.
LAS COMISIONES DE TRABAJO:
Para laorganización exitosa de una ceremonia se requiere organizar los recursos humanos en una serie de comisiones, con tareas específicas y con la consigna de hacer un trabajo mancomunado. Se debe contar, entre otras, con las siguientes comisiones:
• Comisión Organizadora.
• Comisión de Prensa y Propaganda.
• Comisión de Auspicios.
• Comisión de Ventas.
• Comisión de Logística.
• Comisión dePresupuestos, Finanzas y Tesorería.
• Comisión de Protocolo e Infraestructura.
CRONOGRAMA DEL PREPARATIVO:
1° Cuatro semanas antes de la actividad:
• Se tendrá culminado el Plan de Trabajo y/o de Acciones.
• Se contará con los recursos humanos; debidamente organizados en comisiones y con sus respectivas tareas.
• Se habrán realizado las coordinaciones definitivas con los auspiciadores, patrocinadoresy expositores.
• Se enviaran invitaciones a los invitados y/o participantes.
2° Tres semanas antes de la actividad:
Se enviará el siguiente material informativo, a los participantes:
- Copia del Programa de actividades.
- Lista de los invitados generales.
- Lista de los invitados de honor.
- Sugerencias sobre la vestimenta.
- Material necesario para la inscripción (Solicitudes).
- Carnéso distintivos de identificación.
- Información sobre los expositores.
- Se empezarán a asignar los asientos y/o mesas.
3° Una semana antes de la actividad:
• Verificar el plano de asignación de mesas o asientos
• Verificar que los nombres de los participantes estén correctos.
• Preparar material y útiles de oficina para la mesa de inscripción.
• Verificar contratos: expositores, música,flores, espectáculo, etc.
• Jefe de protocolo y su coordinador, repasaran todos los detalles.
• Se verificará el menú y/o aperitivos con el cocinero jefe.
4° El día de la actividad:
• El Jefe debe estar temprano para verificar los últimos detalles.
• Tener la mesa de inscripción y/o recepción preparada.
• Dar ánimo a su personal y recalcar la importancia de la reunión.
• Colocar el plano deasignación de mesas y sillas en lugar visible.
• El Jefe de Protocolo debe estar presente, disponible y al tanto de todo pero sin llamar la atención.
5° Al culminar la actividad.
• Entregar al conferenciante y artistas sus cheques de pago, dentro de un sobre y con una nota de agradecimiento.
• Agradecer por escrito a los expositores, artistas, auspiciadores y proveedores por su cooperación yayuda.
• El director de la actividad preparará un informe sobre la ceremonia y hará una evaluación pormenorizada del mismo.
• Cotejar cuentas y pagar según lo especificado en los contratos.
• Felicitar y agradecer por escrito a todo el personal que colaboró en las diferentes comisiones de trabajó.
EL MAESTRO DE CEREMONIAS:
Toda ceremonia o acto público es producto de uno o más promotores, perola dirección está a cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad protocolar y de poner en contacto a los participantes con el público.
Responsabilidad del Maestro de Ceremonias:
• Prepararse minuciosamente para la actividad.
• Llegar a tiempo y verificar que todo este listo: podio, equipo de sonido, micrófono, luces, etc.
• Empezar la reunión a...