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SISTEMA RED DE ARCHIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN, PARA ARCHIVOS, EN EL ESTADO DE NUEVO LEÓN.

Doroteo Salomón Hernández Guzmán

- Seudónimo: SALOMÒN -

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INDICE: INTRODUCCIÒN. I. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. A. EL DOCUMENTO. B. LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS. A. EL COORDINADOR DE ARCHIVOS. B. EL COMITÉ TÈCNICODE ARCHIVOS. C. LA UNIDADCENTRAL DE CORRESPONDENCIA. D. LOS ARCHIVOS DE TRÀMITE. E. LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÒN. F. LOS ARCHIVOS HISTÒRICOS. III. LOS INDICADORES DE GESTIÒN EN LOS ARCHIVOS. A. CALIDAD. B. INDICADORES. C. GESTIÒN DOCUMENTAL. D. INDICADORES DE GESTIÒN. IV. CONCLUSIÒN. 3 6 6 10 13 15 16 16 21 53 66 70 70 71 73 74 85
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BIBLIOGRAFÌA. INTRODUCCIÒN

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Para hablar de ARCHIVOS debemos establecer queno es la tarea sencilla que todos creemos ya que existe la idea que cualquiera puede administrar, organizar y conservar documentos en forma discrecional, algo así como una actividad artesanal. Empezaremos por definir que es un archivo: − Es el local donde se guardan documentos debidamente organizados. − Es el conjunto de documentos debidamente organizados en unidades

documentales. − Es elacervo documental que contiene toda la evidencia sobre la actuación de un ente público, privado o personal. De las ideas expuestas se pueden obtener las características de un archivo y son: − Tratan básicamente de documentos. − Deben encontrarse ordenados en base a criterios preestablecidos. − Deben formar unidades documentales lógicas y congruentes. − Deben encontrarse seriados conforme a criteriosdefinidos. Los archivos obedecen, para su tratamiento, a reglas debidamente establecidas en la CIENCIA DE LA ARCHIVONOMÌA, ésta se encuentra enmarcada dentro del conocimiento relativo a las ciencias sociales, Nicolás Montero Morado nos dice que es “la ciencia que nos enseña como conservar, organizar y administrar correctamente los documentos”1, por su lado los documentos debemos conceptualizarlosdesde la idea amplia y general que denota “todo escrito plasmado en algún soporte sin importar su forma o material que nos da evidencia de algún hecho”.
                                                            
1

MONTERO MORADO, Nicolás. Archivonomía didáctica. México; ENBA, 1970 pp. 1-7

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La conclusión obtenida de lo anterior será que los archivos se estudian, en México, en base alos postulados establecidos en la ciencia denominada ARCHIVONOMÌA, y nos surge la pregunta lógica sobre ¿y donde se cursa esta disciplina?, en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía dependiente de la Secretaría de Educación Pública y se encuentra en la Ciudad de México, Calzada Ticoman No. 645, Colonia Santa María Ticoman, C.P. 07330, Deleg. Gustavo A. Madero, Tel.: 3601 7086.Existen tres principios básicos para trabajar los archivos y son: − Principio de Procedencia, − Principio de Orden Original, y − Ciclo Vital del Documento. El principio de procedencia nos marca que los acervos documentales de una Unidad Administrativa no deben mezclarse con acervos de otra Unidad Administrativa. Este principio llega al punto de proyectar la idea de que se debe designar un lugar paracada tipo de archivo según la naturaleza de cada Unidad Administrativa. LA VINCULACIÒN ARCHIVISTICA

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El principio de orden original establece que la forma en como se organizaron los acervos documentales al interior de cada Unidad Administrativa debe respetarse y no modificarse. Esto es lógico ya que solamente quien produce la documentación sabe lo que contiene cada expediente y como loorganizó. El ciclo vital del documento se refiere a que los documentos pasan por diferentes fases o etapas a lo largo de su vida hasta que se destruyen o llegan a instancia de Archivo Histórico siendo estas: − Fase Activa: que es aquella donde los documentos se encuentran activos y son de consulta constante, son la base de la toma de decisiones diaria en las unidades administrativas. − Fase...