Orden del día reunión de trabajo

REUNIÓN DE TRABAJO
La reunión de trabajo “Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Refrán Japonés
Reflexiona sobre esta frase
“ Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando”
General George Patton
¿Qué es una reunión?
Una situación de reflexión común para:
- Resolver asuntos, problemas
- Intercambiar opiniones
Peroconvocar reuniones si una razón particular puede ser una pérdida de tiempo , dinero y da lugar a la “ reunionitis ”
Elementos
Moderador
Tema
Asistentes
Entorno-ambiente: lugar físico
Moderador
Quien convoca y tiene claro el objetivo
Funciones :
- Clarificar:
al inicio : identificando el objetivo
al final : resumiendo las conclusiones
- Controlar/moderar:
procedimiento
el tiempo
ModeradorFunciones:
- Relajar:
- Creando clima de confianza
- Solucionando conflictos
- Superando bloqueos
- Dinamizar:
- Motivando a los asistentes
- Animando a la participación
Protocolo a seguir en una reunión
Antes de la reunión:
- Preparación de la reunión:
- Necesidad
- Temas y obejtivos
- Asistentes
- Planteamiento: orden del día
- Tipo de reunión
- Asuntos a tratar
- HorariosProtocolo a seguir en una reunión
Antes de la reunión:
Previsión de detalles:
- Elección del local
- Material necesario
- Disposición del lugar
Preparación del desarrollo:
- Introducción
- Medios a utilizar
- Preguntas, objeciones, conclusiones
Protocolo a seguir en una reunión
Durante la reunión:
Inicio de la reunión:
- Puntualidad
- Presentación de temas
- Explicación de objetivosPresentación de cada tema:
- Concretar datos y hechos
- Ceñirse a los temas
Protocolo a seguir en una reunión
Durante la reunión:
Conducción de debates:
- Moderar
- Controlar a los manipuladores
- Estimular
- Aclarar imprecisiones
Resumen y clausura:
- Enumerar acuerdos
- Acabar a la hora prevista
Protocolo a seguir en una reunión
Después de la reunión:
Evaluación:
- Acuerdosadoptados
- Dinámica de la reunión
- Cumplimiento de objetivos
Entorno- ambiente
Lugar físico: luz, sonido, distribución, ambientación, tiempo (duración y franja horaria)
Distribución de la sala :
 
Etapas
Convocatoria
Saludo
Planteamiento
Discusión y cambio de impresiones
Cierre
Acta y seguimiento de los acuerdos
Convocatoria
Informar a los asistentes del contenido
Documento:
- Quiénpromueve la reunión
- Fecha, hora y lugar
- Orden del día o guión
- Objetivos
Saludo
Romper el hielo: Saludo breve a los asistentes. Si no se conocen, permite que se conozcan
Planteamiento
Explicación del objetivo de la reunión
Cómo va a desarrollarse:
establecer las reglas del juego
Discusión y cierre
Moderador pendiente cambio de impresiones
Momento final: los asistentes tener clarolo que se ha hablado, debatido y acordado.
Moderador realizar un breve resumen
Acta
Documento que recoge lo acontecido:
- Lugar y fecha
- Horario
- Asistentes
- Orden del día
- Intervenciones más importantes y protagonista
- Acuerdos
- Fecha de la siguiente reunión, si procede
Tipos de reuniones
Reunión informativa
Finalidad: transmitir información necesaria (resultados, balances,decisiones, anti rumor )
Reunión para solucionar problemas
Reunión de trabajo
Preparación de reuniones
1º: Plantearnos si debe convocarse
¿Puede resolverse con una llamada telefónica, correo electrónico, nota escrita?
¿Se han analizado las aportaciones de los miembros?
¿Hay algo nuevo que decir?
¿Se ha caído en la rutina de los encuentros?
Secretos del éxito de las reuniones
Existen motivosElección de los asistentes
Sólo aquellos que pueden contribuir
Disposición del espacio
Local adecuado, colocación y distribución
Preparar material de apoyo adecuado
Dominio de la reunión
Control del tiempo
Barreras en una reunión
No se rompe el silencio : miedo a hablar el primero.
El moderador debe volver a plantear el asunto invitando a la participación.
Cuchicheo con otros...