Orden patronal

N°
¿QÚE HACE?
Detalle las Actividades
Eje: Cuidar las instalaciones físicas de la institución.
¿CÓMO LO HACE?
Indique los Procedimientos
Eje: Realizando caminatas periódicas alrededor del edificio
¿PARA QUÉ LO HACE?
Objetivo o finalidad de la actividad
Eje: Para salvaguardar los activos del estado
1.
Recibir documentación variada por parte de la secretaría del Área de ServiciosNotariales, para su debida tramitación (agregar documentos a expedientes en trámite) así mismo la apertura de expedientes nuevos para ser tramitados en la Unidad Legal Notarial
Se recibe diariamente un listado de documentos por parte de la secretaria de la Unidad de Servicios Notariales la cual se divide en dos tipos de documentación: Documentos para apertura de nuevos expedientes o documentos deusuarios para agregar a expedientes ya en trámite, y que se pueden ubicar dentro de la oficina de Control de Circulante, o si no en la Unidad Legal Notarial. Por lo tanto inmediatamente a recibir este listado de documentos se procede a separarlos para realizar seguidamente la búsqueda de expedientes en trámite por medio de la herramienta del sistema virtual de notariado a los cuales se agregaranmediante el proceso correspondiente, orden cronológico y foliatura.
Para poder mantener una tarea separada de la otra con el fin de que se puede hacer una transición más eficaz desde la plataforma de servicios hacia la Unidad Legal Notarial
2.
-se reproducen informes mediante el sistema virtual de notariado para los expedientes nuevos
-Diariamente se lleva a cabo un registro de los expedientesque se confeccionan de forma nueva en una tabla de Excel. Así mismo se realiza mensualmente el inventario de los expedientes que se encuentran dentro la oficina y así de esta forma presentar estos reportes a la jefatura para así que la misma pueda realizar cálculos y establecer parámetros en los servicios.
Se procede la apertura de los nuevos expedientes con el restante de documentos que asíespecifican el tipo de expediente que se requiere abrir. Para ello ingresaremos al sistema virtual de la Dirección Nacional de Notariado y en la opción de administrar proceso procederemos a ingresar los datos del nuevo expediente para abrir, indicando los datos personales del interesado o notario en mención así como el tipo de proceso del cual se desea realizar apertura. Posteriormente anotamos enuna hoja de Excel los datos correspondientes al número de consecutivo asignado por el sistema para este nuevo expediente así como el tipo de proceso recién abierto, esto con el fin de llevar un record de todos los expedientes nuevos. Después de esto se realizan impresiones de informes de notario (excepto en las aperturas de inscripción y habilitación) los cuales se obtienen en la pestaña de“información de notarios” del sistema virtual. Una vez que se realizan todas la aperturas y las impresiones de los perfiles de los notarios se procede al armado del expediente, primero se agrega la foliatura correspondiente y las caratulas correspondientes a cada apertura las cuales se generaran por medio del sistema de notariado, y con la información recopilada previamente (número de consecutivo) paraluego terminar con el armado del expediente y traslado a la casilla de expedientes nuevos para distribuir.

3.
Eelaboración oficios dirigidos al Juzgado Notarial y a la Operadora de Pensiones BN Vital correspondientes a aperturas específicas ( expedientes por Devoluciones del Fondo de Garantía)
Al realizar aperturas de expedientes de “Devolución del Fondo de Garantía” como parte del protocolopara llevar a cabo el proceso satisfactoriamente se debe hacer una solicitud de información al Juzgado Notarial esto de forma periódica (una vez a la semana) para así poder proceder a agregar esa información una vez certificada al expediente de “Devolución del Fondo de Garantía” y asignarlo a la Unidad de Servicios Notariales.
Para esto se elabora el oficio correspondiente indicando en los...