ordenacion documental

Ordenación Documental
Definiciones extractadas de la cartilla de Ordenación Documental del
Archivo General de La Nación de Colombia.
La ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de
organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
¿Hasta dónde llega laclasificación?
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales
diferenciadas. Este proceso comienza con la determinación de la agrupación
documental más grande (fondo) y finaliza con la conformación de las más
pequeñas (series o subseries documentales con las unidades y tipos
documentales que las conforman).
La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos alinterior de
cada una de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las
unidades y tipos documentales que pertenecen a cada división administrativa a
cada función y a cada serie.
¿Dónde se inicia la ordenación?
Es posible afirmar que la ordenación comienza donde termina la clasificación, es
decir, se aplica a las series documentales.
La clasificación es el proceso mediante elcual se establecen las agrupaciones
documentales, a partir de la aplicación del principio de procedencia y la
ordenación es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los
documentos de una serie.
De lo anterior se puede concluir que la clasificación y la ordenación son dos
procesos específicos y distintos y, aunque complementarios y consecutivos
presentan diferenciassignificativas:
La clasificación relaciona grupos documentales entre sí, en tanto que la
ordenación relaciona las unidades documentales simples y complejas entre sí y
pertenecientes a una misma serie.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

La clasificación hace referencia a la estructura documental, mientras que la
ordenación hacereferencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto,
continuidad e interdependencia entre los documentos de una serie.
La Ordenación como Proceso Archivístico
La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física coherente a
los documentos, puesto que determina qué documento va primero y cuáles
después, es decir, este proceso une y relaciona las unidades documentales deuna serie, así como los tipos documentales que la conforman.
Fundamentos de la Ordenación
La ordenación es el testimonio de la gestión, puesto que refleja los trámites que
dieron origen a los documentos, sin olvidar que éstos no se producen todos de
una sola vez sino paulatinamente, según exigencias del asunto en cuestión o
según las etapas por las que va pasando el trámite.
La ordenacióndocumental se fundamenta en:
El Principio de Orden Original
Los Manuales de Procedimientos
Principio de Orden Original
Se refiere a la reflexión de la serie de pasos que se deben cumplir para el
cumplimiento de un trámite, que a su vez es una reflexión de la secuencia en la
producción documental. El resultado de esta reflexión es la ordenación física de
los documentos que componen una Serieo Subserie Documental.
El respeto al Principio de Orden Original consiste en tomar en cuenta los pasos
indispensables para el desarrollo de una gestión. Es la relación causa-efecto que
se produce entre los documentos, puesto que, hay un documento inicial, otros que
le suceden y uno más que concluye.
Es posible afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la
produccióndocumental y debe verse reflejado en los archivos mediante la

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

correcta ordenación de las series, subseries, unidades y tipos documentales que
las conforman.
Manuales de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos son documentos que contienen la descripción de
las tareas y actividades que...