Ordenación documental

ORDENACION DOCUMENTAL

MARINELLA JEREZ MARTINEZ

Lic. AMANDA BARAHONA ROMERO
Tutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
CENTRO AGROINDUSTRIAL LOS NARANJOS
PROGRAMA TECNICO EN ASISTENCIA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
GRANADA – META
Noviembre 15 de 2010

PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

Apoyado en el tema “ordenación de documentos”, realiza 20ejemplos de cada una de las reglas de los sistemas de ordenación:
* Alfabéticos: Temático, onomástico y toponímico
* Numérico: Ordinal y cronológico
* Mixtos: Alfanumérico y ordinal cronológico

1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICA
Se apoyan en una base de conocimiento universal: El alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre odel asunto.
Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres: Onomástico, Toponímico o Alfabético – geográfico y Temático.

* Sistema onomástico
Este sistema se utiliza para ordenar nombres; los cuales pueden ser: Nombres de personas naturales y Nombres de razones o Firmas Sociales.

Para la ordenación de nombres deben aplicarse las siguientes reglas:

* Primera Regla

Losnombres de los individuos constan de dos unidades: Primera Unidad: Apellidos, Segunda Unidad: Nombres.
Cada unidad está compuesta por elementos; el primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden. Algunas personas únicamente llevan un solo un apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.
Para ordenar esnecesario comparar letra por letra.
Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.


Ejemplos:

1. BERNAL RIVERA, William Ernesto
2. BOBADILLA LARA, Francisco
3. CONTRERAS, José Luis
4. GONZALES RIVILLAS, María Juliana
5. HIDALGO GIL, Juan José
6. LEON SUAREZ, Miguel Antonio
7. MANCERA CRUZ, Diana Patricia
8. MARTINEZ JEREZ,Carlos Arturo
9. ORDOÑEZ CORTES, Aydaluz
10. PARRA VEGA, Maryluz
11. PARRADO MATIZ, Juan Carlos
12. PENAGOZ SANCHEZ, Pedro Julio
13. PEREZ VILLADA, Diego
14. QUEVEDO CORRALES, Mónica Liliana
15. ROJAS NIÑO, Sebastián Felipe
16. SANTOS MAHECHA, Diana Carolina
17. SOTO PERDOMO, Lucero
18. SUAREZ TRUJILLO, Guillermo
19. TORRES MARTINEZ, Eugenio20. URUEÑA, Federico

* Segunda Regla

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda unidad.


Ejemplos:

1. JEREZ MARTINEZ, Andrés Camilo
2. JEREZ MARTINEZ, Carlos Andrés
3. JEREZ MARTINEZ, Carlos Arturo
4. JEREZ MARTINEZ, Cristian Camilo
5. JEREZ MARTINEZ, Guillermo
6. JEREZ MARTINEZ, Jhon Fredy
7. JEREZ MARTINEZ,Juan José
8. JEREZ MARTINEZ, Karent Julieth
9. JEREZ MARTINEZ, María Fernanda
10. JEREZ MARTINEZ, Marinella
11. JEREZ MARTINEZ, Mauricio Giovanni
12. JEREZ MARTINEZ, Nanlly Daniela
13. JEREZ MARTINEZ, Néstor Julián
14. JEREZ MARTINEZ, Omaira
15. JEREZ MARTINEZ, Osman Andrés
16. JEREZ MARTINEZ, Pablo David
17. JEREZ MARTINEZ, Paula Andrea
18.JEREZ MARTINEZ, Rosa Milena
19. JEREZ MARTINEZ, Sofía
20. JEREZ MARTINEZ, Yaritza Fernanda

* Tercera Regla

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considera el documento de Identidad para diferenciarlos. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.

Ejemplos:

1. MARTINEZ JEREZ, Sofía30’030.531
2. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’030.632
3. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’030.824
4. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’031.531
5. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’031.545
6. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’031.634
7. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’032.530
8. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’032.768
9. MARTINEZ JEREZ, Sofía 30’032.832
10. MARTINEZ JEREZ, Sofía 31’032.531...