Ordenamiento De Los Archivos
Páginas: 2 (276 palabras)
Publicado: 4 de octubre de 2012
Organización de archivos
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos yfuncionales para revelar su contenido: dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describir, los documentos que conforman un archivo.
La razón de ser de los archivos es la deservir como verdaderos centros de información. Para la adecuada organización de los archivos (fondo, sección, subsección, serie, subserie), el punto de partida es el respeto al principio deprocedencia y al principio de orden original de los documentos.
Importancia de la organización de los archivos de las instituciones:
• refleja buena organización;
• ayuda apreservar los fondos documentales;
• facilita el acceso a los documentos y a la información;
• favorece el control por parte del encargado de archivo;
• ahorra horas de trabajo al investigador;• agiliza la gestión de la institución productora, y
• beneficia al usuario.
Ordenación
Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo conla secuencia que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron o recibieron.
Es importante respetar el principio de orden original, dado a losdocumentos por la propia gestión que los originó o recibió. Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería: denuncia, resolución de apertura de lainvestigación, descargos, documentos probatorios fallo.
Sistemas de información
La organización se completa con la ordenación a nivel de series y subseries aplicando un sistema alfabético, numéricoo mixto. Los expedientes de investigaciones disciplinarias se pueden ordenar a nivel de la serie alfabéticamente o numéricamente atendiendo al orden cronológico en que se originaron.
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos yfuncionales para revelar su contenido: dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describir, los documentos que conforman un archivo.
La razón de ser de los archivos es la deservir como verdaderos centros de información. Para la adecuada organización de los archivos (fondo, sección, subsección, serie, subserie), el punto de partida es el respeto al principio deprocedencia y al principio de orden original de los documentos.
Importancia de la organización de los archivos de las instituciones:
• refleja buena organización;
• ayuda apreservar los fondos documentales;
• facilita el acceso a los documentos y a la información;
• favorece el control por parte del encargado de archivo;
• ahorra horas de trabajo al investigador;• agiliza la gestión de la institución productora, y
• beneficia al usuario.
Ordenación
Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo conla secuencia que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron o recibieron.
Es importante respetar el principio de orden original, dado a losdocumentos por la propia gestión que los originó o recibió. Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería: denuncia, resolución de apertura de lainvestigación, descargos, documentos probatorios fallo.
Sistemas de información
La organización se completa con la ordenación a nivel de series y subseries aplicando un sistema alfabético, numéricoo mixto. Los expedientes de investigaciones disciplinarias se pueden ordenar a nivel de la serie alfabéticamente o numéricamente atendiendo al orden cronológico en que se originaron.
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