ordenes


MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA

Ciudad y Fecha:
Bucaramanga, 29 de Febrero de 2014
Hora de inicio:
07:00 Horas
Hora finalización
17:00 Horas
Lugar:
Salón Blanco MEBUC
ACTA 001 / COMAN – GUGED – 2.35

REUNIÓN DE SOCIALIZACION SOBRE LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, MANUALES, RESOLUCIONES, GUIAS Y DEMASNORMAS DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL EN DISTRITOS, ESTACIONES Y CAI DE LA UNIDAD.

ORDEN DEL DÍA

1 Verificación de cuórum
2 Lectura del acta anterior – N/A
3 Verificación de los compromisos. – N/A
4 Temas a tratar:

4.1 Socialización de los procedimientos, formatos, manuales, resoluciones, guías y demás normas del proceso gestión documental en los distritos, estaciones y CAI queconforman la Policía Metropolitana de Bucaramanga.

5 Compromisos

DESARROLLO

1. Verificación de asistencia.

El señor Intendente JESUS RAMON PUENTES TELLEZ, Jefe Grupo Gestión Documental, realiza la verificación de asistencia del personal conforme la orden dada mediante comunicación oficial S-2014-001011-MEBUC de fecha 11 de Enero de 2014, firmada por el señor Coronel RAUL PICO POVEDA,subcomandante de la unidad y presidente del Comité de Gestión Documental de la unidad, se registran las siguientes novedades:

No asistieron

CAI de los niños, Concordia, Antonia santos, Terrazas, Inem, Viaducto, Sur, Terminal de transportes, La victoria, Estación de policía Floridablanca centro, CAI Niza, Cañaveral, Villabel, Los Andes, Estación de policía la cumbre, CAI Bucarica, Reposo, ElCarmen, CAI arenales, San Antonio de carrizal, Cimita, Nuevo Girón, Estación de Policía Lebrija y Estación de policía Piedecuesta Centro.

Se desconoce el motivo de la no presentación del personal relacionado anteriormente.

2. Lectura del acta anterior - N/A

No aplica acta anterior por tratarse de la primera reunión con el personal de los Distritos, Estaciones y CAI en el presente año.3. Verificación de los compromisos.

No existen compromisos pendientes por tratarse de la primera reunión de trabajo en el presente año.

4. Temas a tratar

Continua el señor Subintendente NELSON GERARDO BAUTISTA NIAMPIRA, con la lectura del Acta No. 001 JEFAT – GUGED del 29 de Febrero de 2014 que trata sobre la adecuada aplicación de los procedimientos, formatos, manuales, resoluciones,guías y demás normas del proceso gestión documental en distritos, estaciones y CAI que conforman la Policía Metropolitana de Bucaramanga.

4.1 Socialización de los procedimientos, formatos, manuales, resoluciones, guías y demás normas del proceso gestión documental en los distritos, estaciones y CAI que conforman la Policía Metropolitana de Bucaramanga.


Se realiza la exposición de losprocedimientos que tiene el proceso gestión documental; control de registros, control de documentos, recepcionar, distribuir y tramitar las comunicaciones oficiales, archivo de gestión, facilitar la consulta o préstamo de documentos, realizar disposición final y elaborar o actualizar TRD, procedimientos en los cuales tiene compromiso cada uno de los archivos de gestión de los distritos, estaciones yCAI.

Los diferentes formatos que hacen parte del proceso son explicados en la medida en que se analiza cada procedimiento, igualmente las guías que hacen parte de estos.

Para fortalecer y dar claridad a la ejecución de los procedimientos, se hace uso de leyes, resoluciones, acuerdos y demás normativa que permite dar claridad al alcance de las diferentes actividades; las posibles implicacionesde tipo legal en las que se pueden ver vistos los funcionarios y la institución por la inaplicabilidad de los protocolos establecidos.

Durante el desarrollo de la capacitación se resuelven las inquietudes de los funcionarios, se resalta la importancia que tiene la ordenación, este tema se constituye en uno de los pasos donde se han detectado novedades en la organización de los diferentes...