organigraas

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Los pasos básicos son:
• Autorización para realizar el estudio:
El responsable puede hacerlo por iniciativa propia, a petición de parte o por órdenes superiores.
• Integración del equipo de trabajo se requiere de personal compenetrado en la materia por lo que es procedente efectuar una selección del equipo, y capacitarlo.En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable.
• Determinación del programa de trabajo.
Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se plasme en un documento principal que sirva como marco de actuación.
• Captación de la información.
Se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de lasfunciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo. También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde a través de la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.
La información que debe reunirse con estepropósito debe referirse a:
- Los órganos que integran dichas áreas.
- El nivel jerárquico que ocupan la estructura orgánica.
- Las relaciones que guardan entre ellos
- La naturaleza de estas relaciones
- Las funciones que realizan y, en su caso
- Los puestos y el número de plazas que los integran.
• Clasificación y registro de información debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil yclaro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas. El procedimiento de los mismo puede contemplar la utilización de equipos de cómputo.
• Análisis de información
Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, algunas o duplicidad de funciones.
• Diseño del organigrama
Integración del documento con las alternativas deestructuras específicas.
Organigramas
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
El objetivo...
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
Utilidad...
-Proporcionan una imagen formal de la organización
- Constituyen una fuente de consulta oficial
- Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía
- Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Criterios fundamentales para su preparación:
Precisión:
En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones debendefinirse con exactitud.
Sencillez:
Deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
Uniformidad:
En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
Vigencia:
Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margeninferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación así como la fecha de su autorización.
Clasificación de los organigramas:
Por su naturaleza:
- Micro administrativo
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
-Macro administrativo
Involucran a más de una organización.
-Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo o a dos o más organizaciones de un mismo sector.
Por su ámbito:
- Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.
- Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.
POR SU...