organigramas

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MARACAY

Formas Organizacionales.
Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se
anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de
datos.
Aspectos de las Formas dentro de un Análisis de Formas.
-Mejora la eficiencia del procedimiento de información.
-Simplifica eladiestramiento de los empleados.
-Efectúa un control por parte de la administración.
-Proporciona un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son
insumos del sistema de información para la administración.
Propósito de las Formas.
Proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y
significativa para la toma de decisiones, información esencial para dirigir y
coordinar lasoperaciones de las empresas; la forma debe ser también eficiente de
acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su
preparación y uso.
Áreas Específicas del Análisis de las Formas.
-Evaluación de la necesidad de información.
-Determinación del método más eficiente para obtener la información
necesaria en la forma.
-Especificaciones de la secuencia de procesamiento dela información.

Requisitos para Diseñar una Forma.
-Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.

Prof. Luis E. Aponte I. Formas Administrativas.

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-Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el
contenido.
-Debe ayudar a reducir la tendencia alerror.
-Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la
eficiencia del trabajo.

Partes de una Forma
Las partes de la forma son:
-INTRODUCCIÓN.- es la información que prepara la acción inmediata que
se va a tomar; generalmente consiste en el que está hablando, a quién está
hablando cuándo, y otras condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en
el cuerpo delformulario.
-CUERPO.- representa la parte principal de la forma y constituye
precisamente la acción que tiene lugar después de la introducción.
-CONCLUSIÓN.- consiste principalmente en espacios para firmas o
aprobación u otro dato concluyente que le da validez formal.
Materiales Apropiados para Hacer una Forma
-Papel cuadriculado (ideal para bosquejos) que podrá ser en centímetros yfracciones; o en décimas, octavos y sextos de pulgada.
-Papel blanco o cuadriculado. También para diseño de formas continuas.
-Lápiz 3H y de colores.
-Reglas y escuadras en centímetros.

Prof. Luis E. Aponte I. Formas Administrativas.

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El Control de Formas
Es un plan o método utilizado por la dirección paraguiar y regular las
operaciones de oficina, mediante la localización del flujo de papeles.

Objetivos del Control de Formas.
-Eliminar las formas innecesarias y la creación de éstas.
-Rediseñar formas para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.
-Mantener cantidades adecuadas de formas en existencia.
-Asegurar un método adecuado para suministrar formas a los usuarios.
-Verificarsi las formas impresas o reproducidas están de acuerdo con las
especificaciones.

Componentes Básicos del Programa de Control de Formas
-Coordinación del diseño, uso y compra de las formas.
-Medios para almacenar y distribuir formas.
-Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.
Medios para Facilitar el Control de Formas.
-Un símbolo identificador que indique el elementoque las utiliza, así como
un número propio de la forma. El número de identificación que a veces aparece
junto al título de la forma, a esto se le conoce también como clasificación.
-El control de existencias de formas incluye la publicación periódica de un
índice de las mismas, la aprobación de requisiciones para la impresión de formas
y la determinación de las cantidades que se pedirán....