Organigramas

ETAPAS DE SISTEMATIZACIÓN

La sistematización conlleva trabajar sobre un proceso administrativo o un sistema.
Estrategia
En la fase de la estrategia se pretende aludir a tres preguntas:
• ¿En dónde estamos?
• ¿A dónde queremos dirigirnos?
• ¿Cómo hacemos para llegar allá?

¿En dónde estamos?: Se debe describir la situación actual, presentar sus antecedentes, identificar los problemasprincipales que se enfrentan con la forma actual de hacer las cosas y especificar las tareas administrativas que se realizan en la organización.
¿A dónde se quiere dirigir? El objetivo de toda automatización es incrementar la productividad a través de un mejor diseño e implementación. Este objetivo debe orientar cualquier decisión que se tome referente a esta pregunta
¿Cómo hacer para llegar allá?Se deben detallar las actividades a desarrollar para llegar al objetivo que se describió en el paso anterior y qué medidas se tomaran para lograrlo tanto en la sistematización como en el equipamiento. El éxito de un diseño de un procedimiento administrativo o sistema depende de lograr un claro entendimiento de las necesidades y del ambiente en el cual opera la organización.
Los productos que sedeben obtener son:
 Definir los objetivos que se persiguen.
 Un modelo funcional que determine la jerarquía en la organización
 Modelos de formación
 Marco de referencia estable
 Análisis completo pero no detallado del cual se debe construir un modelo de organización
 Establecer el plan de desarrollo en fases.
La revisión de la factibilidad y viabilidad de esta propuesta es importanteya que puede tratarse de un diseño perfecto pero que la empresa no está en las posibilidades de pagar y, aun más, la relación de costo-beneficio no ofrece ningún atractivo.

ANALISIS
El objetivo de la fase de análisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema o la necesidad de mejorar.
Objetivos del análisis:
1) Identificar las necesidades del usuario. Quien realiza elanálisis ayuda al usuario a definir los objetivos (salidas) del sistema o procedimiento.
2) Evaluar la viabilidad del sistema
3) Realizar un análisis técnico y económico. Esto es para determinar si técnicamente es posible realizarlo y si cuenta con los recursos necesarios para hacerlo.
4) Asignar funciones a cada integrante del sistema.
5) Establecer restricciones de costo y tiempo. Lasrestricciones son vitales ya que enmarcan al sistema y no deben pasarse por alto
6) Crear una definición del sistema que sea la base para el trabajo posterior.
No se deben olvidar los métodos y procedimiento que lo hacen factible y operacional.
Productos de esta etapa
Los que definen al sistema son:
 Identificación de las necesidades del usuario
 Reporte de viabilidad del sistema.
 Reporte deanálisis técnico y económico
 Asignación de funciones a cada integrante del sistema
 Establecer restricciones de costo y tiempo
 Crear una definición del sistema que sea la base para el trabajo posterior, por ser éste el producto más importante. Aquí debe presentarse: Diagrama del sistema, Diagrama de jerarquía funcional, diagrama de procedimientos y modelo de flujo de datos.
 Plan detrabajo.
DISEÑO
Al diseñar un sistema global, se entra al terreno de organización y métodos. Se especifican procedimientos concretos (COMO se deben hacer las cosas y QUIENES intervienen). Al realizar este diseño se detectan errores, redundancias, desperdicios, etc. Se deben unir técnicas de aseguramiento y conceptos de reingeniería para asegurar que se realicen los cambios necesarios.
La claveestá en ser detallistas y no se deben olvidar aquellas tareas vitales del sistema.
En esta fase existen varios productos:
 Diseño de módulos.
 Esquema lógicos y físicos
 Plan de pruebas y plan de trabajo
 Manuales operativos en borrador
 Especificadores de programas si es el caso y los respectivos diseños
 Documentación en borrador de las operaciones
 Plan revisado de trabajo....